Klant betaalt niet: wat nu?

Person
Sanne de Vries 3 november 2023
Image

Betalingen zijn als de brandstof voor iedere onderneming. Ze zorgen ervoor dat je rekeningen op tijd kunt betalen en dat je kunt investeren in de groei van jouw bedrijf.
Het is daarom belangrijk om te begrijpen wat je moet doen als een klant niet betaalt. Door actief en strategisch te handelen, verminder je de impact van niet-betalende klanten.

Waarom betaalt een klant niet?

Als een klant niet betaalt, zegt dit niet direct iets over de service of de kwaliteit van je product. Er zijn meestal andere redenen voor onbetaalde facturen.

Financiële problemen

Klanten ervaren soms financiële druk door hoge kosten en onverwachte uitgaven. Hoe herken je dit? Let op de volgende signalen:

  • Betalingen die na de afgesproken vervaldatum binnenkomen.
  • Communicatie waarin klanten hun zorgen over hun financiële situatie uiten.

Als je deze signalen oppikt, is dat een kans om met de klant in gesprek te gaan. Lees bij “3 stappen om de klant wel te laten betalen”, wat je kunt doen. Denk hierbij aan problemen als onvoldoende liquiditeit om rekeningen te betalen. Maar ook ontevredenheid over de service of verwarring over wanneer er betaald moet worden.

Onvoldoende communicatie

Als klanten niet duidelijk geïnformeerd worden over de betalingsvoorwaarden, ontstaat er verwarring, zoals:

  • Onduidelijkheid wanneer de klant moet betalen.
  • Vragen over de ontvangen facturen.
  • Verwarring over de betalingstermijnen.

Om deze problemen te voorkomen, is het belangrijk om vanaf het begin van een klantrelatie helder te communiceren over betalingen. Zorg ervoor dat klanten begrijpen:

  • Wanneer betalingen moeten plaatsvinden.
  • Hoeveel er betaald moet worden.
  • Welke betaalmethoden worden geaccepteerd.

Communiceer regelmatig met een klant, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit houdt in dat je niet wacht tot er een betalingsprobleem ontstaat. Bedenk hiervoor bijvoorbeeld vaste tijdstippen, zodat het voor de klant duidelijk is wanneer deze informatie of updates te horen krijgt.

Herhaal belangrijke details, zoals de vervaldatum, het bedrag, de betaalmethoden en mogelijke boetes of kosten. Zo voorkom je verwarring en help je klanten op tijd te betalen.

3 stappen om de klant wel te laten betalen

Heb je van alles geprobeerd om de klant te laten betalen, maar blijft de betaling uit? Volg dan de volgende drie stappen op.

1.     Vriendelijke herinneringen

Begin met het sturen van vriendelijke herinneringen, waarin je de klant eraan herinnert dat de betalingstermijn is verstreken. Noem bijvoorbeeld de volgende punten in de herinnering:

  • Het factuurnummer.
  • Het bedrag dat nog openstaat.
  • De betalingstermijn die is verstreken.
  • De vraag om alsnog te betalen.

Hierdoor krijgen ze de kans om hun financiële uitdagingen aan te pakken.

Voorbeeld van een vriendelijke herinnering

Beste [naam klant],

Bij deze willen wij u vriendelijk herinneren aan factuurnummer [factuurnummer]. Het factuurbedrag van [bedrag] is nog niet bij ons binnengekomen.

De betalingstermijn van deze factuur is [datum] verstreken. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag alsnog binnen [aantal] dagen te betalen.

Wij waarderen uw samenwerking en hopen deze ook in de toekomst voort te zetten. Mocht u onverhoopt problemen hebben met de betaling, dan horen wij dat graag.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

Je maakt de herinnering persoonlijk door een zin toe te voegen waarin je de klant bedankt voor de samenwerking en deze graag in stand wil houden. Zo laat je zien dat je begrip hebt voor de situatie en dat je graag een oplossing wilt vinden.

2.     Betalingsregelingen

Heeft de klant moeite om de betaling in één keer te doen? Dan is het een goed idee om een betalingsregeling aan te bieden. Dit betekent dat de klant het bedrag in termijnen betaalt.

Een betalingsregeling is een goede oplossing voor zowel de klant als de ondernemer. De klant spreidt dan de betaling over een langere periode, waardoor de financiële last minder groot wordt. De ondernemer krijgt alsnog de betaling, maar krijgt in ieder geval wel op termijn zijn geld.

Is het voor jouw bedrijf geen probleem om de betaling later te ontvangen? Dan is deze optie het overwegen waard om de klant te helpen.

3.     Juridische stappen

Werken herinneringen en betalingsregelingen niet? En blijft de klant de betaling steeds uitstellen? Denk dan na over het zetten van juridische stappen. Dat betekent dat je hulp zoekt van een incassobureau, een deurwaarder of naar de rechter stapt om ervoor te zorgen dat de betaling wordt gedaan.

Houd er rekening mee dat het inschakelen van juridische hulp geld kost. Dat betekent dat je moet betalen voor de diensten van bijvoorbeeld een incassobureau of deurwaarder.

Voordat je deze stappen neemt, moet je goed nadenken of de kosten van juridische incasso het waard zijn. De hoogte van de schadevergoeding die je kunt verhalen op de niet-betaler, wordt bepaald door de rechter. Deze kan lager zijn dan de daadwerkelijke kosten die je hebt gemaakt.

Hoe Payt helpt bij niet-betalende klanten

Bij Payt hebben we één doel: jouw debiteurenproces makkelijker maken met onze debiteurenbeheer software. Dit is hoe wij dat doen in een notendop:

Snellere betalingen

Met Payt zorgen we gemiddeld voor 30% snellere betalingen. Door consistente opvolging van facturen en het aanbieden van meerdere betaalmethoden. Klanten worden met onze software automatisch herinnerd aan hun openstaande betalingen, wat de kans vergroot dat ze sneller betalen.

Minder werk

Bespaar tot wel 80% van de tijd benodigd voor debiteurenbeheer, door de automatisering van administratieve taken. Payt neemt het tijdrovende proces van herinneringen sturen en factuurafhandeling van je over, zodat jij je kunt concentreren op andere belangrijke aspecten van jouw bedrijf.

Een groot voordeel is dat onze software probleemloos samenwerkt met bijna alle bestaande boekhoudsystemen. Je hoeft niet zelf uit te zoeken hoe onze software werkt. Op het moment dat je klant wordt bij ons, helpt een van onze implementatiespecialisten bij de koppeling met jouw huidige systemen.

Meer controle

Je behoudt de volledige controle over jouw administratie. Met Payt bepaal je zelf wanneer en hoe klanten herinnerd worden. De geautomatiseerde opvolging zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van openstaande facturen en de status daarvan.

Plan je persoonlijke online demo in

Wacht niet te lang op jouw geld. Neem de touwtjes in handen met Payt en ontdek vandaag nog hoe het jouw bedrijf helpt. Het brengt voordelen zoals snellere betalingen, minder werk en meer controle over jouw financiën.

Wil je zien hoe het werkt? Plan dan een online demonstratie in of download onze brochure. Meer dan 10.000 bedrijven zijn al tevreden gebruikers van Payt. Sluit je aan bij deze groep en geef jouw organisatie de financiële boost die het verdient.

Image

Door Sanne de Vries

Sanne is bedrijfskundige bij Payt. Ze helpt bedrijven hun financiële stromen te optimaliseren met oog voor detail en diepgaand begrip van bedrijfsprocessen.

Deel dit artikel
Image
De voor- en nadelen van facturatie uitbesteden
Image
Wat is een debiteurenadministratie?
Remove Cookie