Incassobureau inschakelen – wanneer doe je dat en wat zijn je opties?

Wanneer een klant structureel niet betaalt, kom je op het punt dat je moet overwegen een incassobureau in te schakelen. Maar wat doet zo’n bureau eigenlijk precies? En zijn er ook andere oplossingen die klantvriendelijker zijn?

In dit artikel lees je wanneer het verstandig is om een incassobureau in te schakelen, welke stappen je daarvoor moet nemen, welke alternatieven er zijn en waarom je met Payt vaak geen incassobureau meer nodig hebt.

Inhoudsopgave:

1. Wat doet een incassobureau precies?
2. Wanneer is het inschakelen van een incassobureau verstandig?
3. Stappenplan incassobureau inschakelen
4. Wat zijn de alternatieven voor een incassobureau?
5. Waarom Payt een alternatief is voor het inschakelen van een incassobureau
6. Veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen

Wat doet een incassobureau precies?

Een incassobureau is een bedrijf dat namens jou openstaande facturen probeert te innen. Wanneer jouw eigen betalingsherinneringen en aanmaningen geen effect hebben, kan een incassobureau schriftelijk contact opnemen met de debiteur om alsnog betaling af te dwingen.

Een incassobureau heeft geen wettelijke bevoegdheden zoals een deurwaarder. Ze mogen geen beslag leggen, dagvaarden of juridische stappen zetten. Blijft de betaling alsnog uit? Dan zul je alsnog een gerechtsdeurwaarder of advocaat moeten inschakelen.

Wanneer is het inschakelen van een incassobureau verstandig?

Het inschakelen van een incassobureau is geen eerste stap, maar kan verstandig zijn wanneer eerdere pogingen om betaling te verkrijgen zijn mislukt. Overweeg een incassobureau in te schakelen in de volgende situaties:

• Je hebt meerdere herinneringen en minstens één aanmaning verstuurd, maar daar is nog steeds geen reactie op gekomen
• De overeengekomen betalingstermijn is ruimschoots verstreken (bijvoorbeeld >30 dagen)
• De klant reageert niet meer op e-mails, telefoontjes of brieven
• Je hebt intern onvoldoende tijd of capaciteit om het debiteurenbeheer zorgvuldig op te volgen

Juridische vereisten bij consumenten

Bij consumenten ben je volgens de Wet Incassokosten (WIK) verplicht eerst een zogeheten 14-dagenbrief te sturen. Dit is een kosteloze, schriftelijke aanmaning waarin je de consument een laatste kans geeft om de hoofdsom te betalen, zonder bijkomende kosten. Pas na het verstrijken van deze termijn mag je wettelijke incassokosten rekenen.

Een correcte 14-dagenbrief bevat onder andere:

• De exacte hoofdsom
• Het precieze bedrag aan incassokosten dat in rekening wordt gebracht als betaling uitblijft
• De uiterste betaaldatum (14 dagen na ontvangst)

Wordt er daarna nog steeds niet betaald? Dan mag je het dossier overdragen aan een incassobureau of een ander incassotraject starten.

(Rijksoverheid, 2024).

Juridische vereisten bij bedrijven

Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten. Bij B2B-transacties is er geen verplichting om een kosteloze aanmaning met een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen te versturen. Zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken, is de debiteur in principe in verzuim en mag je direct incassomaatregelen treffen.

Toch is het in de praktijk verstandig om altijd eerst een herinnering of aanmaning te versturen. Dit:

• Vergroot de kans op vrijwillige betaling
• Toont aan dat je als schuldeiser zorgvuldig handelt
• Helpt als bewijs in een mogelijk juridisch traject

Let op: Ook bij bedrijven mag je pas wettelijke incassokosten rekenen als dat is opgenomen in je algemene voorwaarden of als je voldoet aan de voorwaarden uit de Wet Incassokosten (WIK). Veel zakelijke partijen hanteren een betalingsregeling van maximaal 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen.

Tip: Maak afspraken over rente en kosten altijd expliciet in je contracten of algemene voorwaarden. Dat voorkomt discussie en versterkt je rechtspositie bij uitblijvende betaling.

Stappenplan incassobureau inschakelen

Het inschakelen van een incassobureau is een serieuze stap in het debiteurenproces. Door dit gestructureerd aan te pakken voorkom je fouten, voldoe je aan de wettelijke eisen en vergroot je de kans op succesvolle incasso. Hieronder vind je een compleet stappenplan die je stap voor stap door het proces begeleidt.

Stap 1: Controleer de factuur en klantgegevens

• Controleer of de factuur volledig en correct is opgesteld (bedrag, betaaltermijn, btw, klantgegevens)
• Verifieer of de betalingstermijn daadwerkelijk is verstreken
• Controleer of de klant al eerder contact heeft gehad of betalingsproblemen heeft gemeld

Stap 2: Verstuur (minimaal) één duidelijke betalingsherinnering

• Stuur een schriftelijke herinnering zodra de betaaltermijn is verstreken
• Vermeld in de herinnering duidelijk het openstaande bedrag, de factuurnummers en een nieuwe redelijke termijn (bijvoorbeeld 7 dagen)
• Houd de toon zakelijk en vriendelijk

Stap 3 (bij bedrijven): Verstuur een aanmaning

Blijft betaling uit, stuur dan een formele aanmaning (ook wel ingebrekestelling)
Vermeld in de aanmaning:

• Dat betaling nog steeds uitblijft
• Dat het verzuim intreedt na afloop van deze laatste termijn
• Dat je bij uitblijvende betaling een incassobureau inschakelt en kosten in rekening brengt

Stap 3 (bij consumenten): Verstuur een 14-dagenbrief

Voor consumenten ben je verplicht een kosteloze 14-dagenbrief te sturen (conform de Wet Incassokosten).
Deze brief moet onder andere bevatten:

• De hoofdsom
• Het exacte bedrag aan incassokosten dat je gaat rekenen bij uitblijvende betaling
• Een betaaltermijn van 14 dagen na ontvangst van de brief

Tip: Verstuur deze aangetekend of per e-mail met ontvangstbevestiging zodat je bewijs hebt.

Stap 4: Verzamel alle documentatie

Voordat je het dossier overdraagt aan een incassobureau, verzamel je alle relevante stukken:

• Originele factuur + eventuele herinneringen/aanmaningen
• De verzonden 14-dagenbrief (bij consumenten)
• E-mailcorrespondentie of andere klantcommunicatie
• Eventuele afspraken of algemene voorwaarden

Stap 5: Kies een incassobureau

Bij het inhuren van een incassobureau is het belangrijk om niet zomaar met de eerste de beste in zee te gaan. Je geeft namelijk het debiteurenbeheer van jouw klanten uit handen aan een incassobureau. Vraag daarom altijd ervaringen op, want debiteurenbeheer is nogal delicaat werk en kan het imago van het bedrijf schade toebrengen.

Stap 6: Draag het dossier over aan een incassobureau

Dien het dossier compleet in (digitaal of via koppeling)
Maak heldere afspraken over:

• Doorlooptijd
• Kostenstructuur
• Rapportage & opvolging

Stap 7: Blijf beschikbaar of schakel door naar de volgende fase

Volgt er geen betaling? Dan kan het incassobureau je adviseren om de zaak door te zetten naar een:

• Gerechtsdeurwaarder (voor juridische stappen, zoals dagvaarding of beslag)
• Advocaat (bij vorderingen > € 25.000 of complexe zaken)

Wat zijn de alternatieven voor een incassobureau?

Hieronder staan drie alternatieven waar je ook voor kunt kiezen in plaats van een incassobureau.

Waarom Payt een alternatief is voor het inschakelen van een incassobureau

Met de software van Payt automatiseer je herinneringen, aanmaningen en communicatie met jouw debiteuren. Je behoudt volledige controle over het proces, terwijl je facturen sneller worden betaald. Betaalt je klant alsnog niet? Dan kun je via Payt eenvoudig opschalen naar een minnelijk incassotraject of zelfs een gerechtelijke procedure.

Voordelen van Payt ten opzichte van een incassobureau:

• Snellere betalingen: facturen worden gemiddeld 30-50% sneller voldaan
• Tijdbesparing: je bespaart tot 80% van je tijd door automatisering
• Klantvriendelijk: communicatie blijft professioneel en transparant
• Controle: jij bepaalt wanneer je opschaalt en of je incassokosten rekent
• Gecertificeerde veiligheid: ISO 27001-gecertificeerd gegevensbeheer

Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure.

Veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen