Wanneer is het inschakelen van een incassobureau verstandig?
Het inschakelen van een incassobureau is geen eerste stap, maar kan verstandig zijn wanneer eerdere pogingen om betaling te verkrijgen zijn mislukt. Overweeg een incassobureau in te schakelen in de volgende situaties:
- Je hebt meerdere herinneringen en minstens één aanmaning verstuurd, maar daar is nog steeds geen reactie op gekomen
- De overeengekomen betalingstermijn is ruimschoots verstreken (bijvoorbeeld >30 dagen)
- De klant reageert niet meer op e-mails, telefoontjes of brieven
- Je hebt intern onvoldoende tijd of capaciteit om het debiteurenbeheer zorgvuldig op te volgen
Juridische vereisten bij consumenten
Bij consumenten ben je volgens de Wet Incassokosten (WIK) verplicht eerst een zogeheten 14-dagenbrief te sturen. Dit is een kosteloze, schriftelijke aanmaning waarin je de consument een laatste kans geeft om de hoofdsom te betalen, zonder bijkomende kosten. Pas na het verstrijken van deze termijn mag je wettelijke incassokosten rekenen.
Een correcte 14-dagenbrief bevat onder andere:
- De exacte hoofdsom
- Het precieze bedrag aan incassokosten dat in rekening wordt gebracht als betaling uitblijft
- De uiterste betaaldatum (14 dagen na ontvangst)
Wordt er daarna nog steeds niet betaald? Dan mag je het dossier overdragen aan een incassobureau of een ander incassotraject starten.
(Rijksoverheid, 2024).
Juridische vereisten bij bedrijven
Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten. Bij B2B-transacties is er geen verplichting om een kosteloze aanmaning met een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen te versturen. Zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken, is de debiteur in principe in verzuim en mag je direct incassomaatregelen treffen.
Toch is het in de praktijk verstandig om altijd eerst een herinnering of aanmaning te versturen. Dit:
- Vergroot de kans op vrijwillige betaling
- Toont aan dat je als schuldeiser zorgvuldig handelt
- Helpt als bewijs in een mogelijk juridisch traject
Let op: Ook bij bedrijven mag je pas wettelijke incassokosten rekenen als dat is opgenomen in je algemene voorwaarden of als je voldoet aan de voorwaarden uit de Wet Incassokosten (WIK). Veel zakelijke partijen hanteren een betalingsregeling van maximaal 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen.
Tip: Maak afspraken over rente en kosten altijd expliciet in je contracten of algemene voorwaarden. Dat voorkomt discussie en versterkt je rechtspositie bij uitblijvende betaling.