Klant betaalt factuur niet? Dit kun je doen.

Wanneer een klant je factuur niet betaalt, kan dat vervelende gevolgen hebben voor je cashflow en je bedrijfsvoering. Of je nu een grote onderneming hebt of zzp’er bent, onbetaalde facturen brengen risico’s met zich mee.

In dit artikel lees je wat je kunt doen als een klant de factuur niet betaalt, hoe je die professioneel opvolgt en dit proces met Payt automatiseert.

Inhoudsopgave:

1. Waarom betaalt een klant de factuur niet?
2. Stappenplan: wat te doen als een klant de factuur niet betaalt?
3. Wat te doen als je klant niet betaalt wanneer je een zzp’er bent?
4. Hoe Payt helpt bij klanten die hun factuur niet betalen
5. Veelgestelde vragen

Waarom betaalt een klant de factuur niet?

Een klant betaalt de factuur niet, maar waarom eigenlijk? Er kunnen verschillende oorzaken zijn:

• De factuur is niet ontvangen of is kwijtgeraakt
• De klant is ontevreden over de dienst of het product
• De klant heeft betalingsproblemen
• Er is verwarring over de betaaltermijn of het bedrag

Wat de reden ook is, het is belangrijk dat je professioneel en gestructureerd opvolgt. Zo verklein je de kans dat de factuur écht onbetaald blijft.

Stappenplan: wat te doen als een klant de factuur niet betaalt?

Volg deze vijf stappen wanneer je te maken hebt met een klant die zijn factuur niet betaalt:

1. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering
Begin met een vriendelijke e-mail of brief waarin je de klant herinnert aan de openstaande factuur. Houd de toon professioneel en duidelijk. Vermeld het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag. Vaak is dit al voldoende.

Voorbeeld van een vriendelijke herinnering:

Beste [naam klant],
Bij deze willen wij u vriendelijk herinneren aan factuurnummer [factuurnummer]. Het factuurbedrag van [bedrag] is nog niet bij ons binnengekomen.
De betalingstermijn van deze factuur is [datum] verstreken. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag alsnog binnen [aantal] dagen te betalen.
Wij waarderen uw samenwerking en hopen deze ook in de toekomst voort te zetten. Mocht u onverhoopt problemen hebben met de betaling, dan horen wij dat graag.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]

2. Bel de klant op
Reageert de klant niet op je herinnering? Neem dan telefonisch contact op. Persoonlijk contact werkt vaak sneller dan e-mail. Vraag of de factuur goed is ontvangen en wanneer je betaling kunt verwachten.

3. Stuur een aanmaning
Komt er geen reactie of betaling? Verstuur dan een officiële aanmaning. Vermeld hierin dat de betalingstermijn is verstreken en je wettelijke rente en incassokosten mag rekenen als betaling uitblijft.

4. Stel een betalingsregeling voor
Heeft de klant tijdelijke betalingsproblemen? Dan kun je een betalingsregeling aanbieden. Leg deze afspraken schriftelijk vast.

5. Schakel een extern incassobureau of gerechtsdeurwaarder in
Betaalt de klant de factuur nog steeds niet? Dan kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen. In uiterste gevallen kun je juridische stappen nemen.

Let op: dit kost tijd en brengt extra kosten met zich mee.

Wat doe je als je klant niet betaalt en je zzp’er bent?

Voor zzp’ers kan een klant die niet betaalt extra lastig zijn. Je bent vaak afhankelijk van tijdige betalingen voor je inkomen. Ook als zzp’er is het belangrijk om professioneel te blijven en de juiste stappen te volgen.

Gebruik voorbeeldbrieven, stuur je herinneringen op tijd en wees niet bang om hulp in te schakelen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een boekhouder of financieel adviseur, die je kan helpen met het opstellen van duidelijke aanmaningen of betalingsregelingen.
• Een extern incassobureau, dat de vordering namens jou professioneel opvolgt zodra je zelf geen reactie meer krijgt.
• Een juridisch adviseur, als er sprake is van een conflict of als je de stap naar de rechter overweegt.
• Debiteurenbeheer software zoals Payt, waarmee je het volledige traject van factuur tot betaling automatiseert en voorkomt dat openstaande posten blijven liggen.

Met de juiste ondersteuning sta je er als zzp’er niet alleen voor en vergroot je de kans dat je alsnog krijgt waar je recht op hebt.

Hoe Payt helpt bij klanten die hun factuur niet betalen

Payt biedt software aan die het gehele debiteurenproces automatiseert. Van het versturen van de eerste herinnering tot het inschakelen van een incassopartner. Dankzij automatische opvolging en inzicht in betaalgedrag, krijg je je facturen gemiddeld 30–50% sneller betaald.

Met Payt:

• Bespaar je tot wel 80% van je tijd
• Verhoog je klanttevredenheid door duidelijke communicatie
• Behoud je altijd zelf de regie over je debiteurenproces

Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure of plan een vrijblijvende demo in.

Veelgestelde vragen