Wat is een factuur?

Een factuur is een officieel document waarin staat hoeveel een klant moet betalen voor geleverde producten of diensten. Het is niet alleen een betalingsverzoek, maar ook een belangrijk bewijsstuk voor de administratie van zowel de verzender als de ontvanger. Facturen zijn onmisbaar voor je financiële administratie.

Inhoudsopgave:

Wat moet er op een factuur staan?

Een goede factuur voldoet aan de wettelijke eisen en bevat altijd de volgende onderdelen:

• Je bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer en btw-nummer.
• Gegevens klant: naam en adres van de afnemer.
• Factuurnummer: dit moet een uniek nummer zijn, zodat je de factuur eenvoudig kunt terugvinden.
• Factuurdatum: de datum waarop de factuur is verzonden.
• Omschrijving van de geleverde diensten of producten.
• Bedrag exclusief btw, het btw-tarief, en het bedrag inclusief btw.
• Betaaltermijn en betaalgegevens, zoals een factuuradres.

Bekijk voor meer informatie onze pagina met factuurvereisten.

Wat is het doel van een factuur?

Een factuur is niet alleen belangrijk voor jou als ondernemer, maar ook voor je klant en de Belastingdienst. Je gebruikt facturen om:

• Inkomsten te registreren: facturen geven inzicht in je omzet.
• Btw-aangifte te doen: de btw op je facturen is de basis voor je aangifte.
• Juridische zekerheid te hebben: een correcte factuur is een bewijsstuk bij geschillen.
• Klanten duidelijkheid te geven: over wat ze waarvoor betalen en wanneer.

Verschillende soorten facturen

Er zijn meerdere soorten facturen die elk hun eigen doel hebben. De meest voorkomende zijn:

• Standaardfactuur: de meest gebruikte vorm voor reguliere betalingen.
• Proforma factuur: een voorlopige factuur, meestal voor levering.
• Creditfactuur: voor het corrigeren van een eerder verzonden factuur door het bedrag te verlagen of kwijt te schelden.
• Verzamel- of periodieke factuur: als je meerdere leveringen in één keer factureert.
• E-factuur: een gestructureerde, digitale factuur die automatisch kan worden verwerkt.
• UBL-factuur: een gestandaardiseerd elektronisch factuurformaat dat als XML-bestand wordt verstuurd en automatisch door boekhoudsoftware kan worden gelezen en verwerkt. Dit voorkomt handmatige invoer.
• Margefactuur: een speciale factuur voor de verkoop van gebruikte goederen, kunst en antiek, waarbij de btw wordt berekend over de winstmarge.

Hoe werkt factureren?

Factureren begint zodra je een product of dienst hebt geleverd. Dit zijn de stappen:

1. Verzamel de juiste klant- en leveringsgegevens.
2. Maak een factuur aan met alle verplichte onderdelen.
3. Verstuur de factuur per e-mail, post of via een online portaal.
4. Houd bij wanneer de factuur betaald moet zijn.
5. Stuur indien nodig een herinnering of aanmaning.

Je kunt dit handmatig doen, maar veel ondernemers kiezen voor software om tijd te besparen en fouten te voorkomen.

Maak gebruik van ons stappenplan op de pagina ‘Factuur opstellen‘ om eenvoudig jouw facturen te maken.

Opvolging van facturen automatiseren met Payt

Met Payt automatiseer je het volledige debiteurenbeheer proces en de opvolging van je facturen. Vanaf het moment dat de factuur is verstuurd, verloopt alles automatisch, terwijl je het persoonlijke contact behoudt.

Wat maakt Payt uniek?

• Geautomatiseerde opvolging met berichten die je kunt personaliseren
• Inzicht in wie de factuur al heeft betaald
• Mogelijkheid tot directe betaling via betaallink in de factuur
• Integratie met je boekhoud- en ERP-systeem
• Volledig inzicht in je cashflow

Wil jij ook je facturen automatisch laten opvolgen? Download hieronder onze brochure voor meer informatie of plan direct een demo in.

Veelgestelde vragen