Tandarts van Oranje kiest Payt voor zijn eigen topteam

Terwijl het wereldkampioenschap voetbal in Noord-Amerika in volle gang is, draait het bij Oranje om details. Conditie, voeding, herstel, materiaal, medische begeleiding: op topniveau kan alles verschil maken. Dat geldt ook voor mondgezondheid. Want een sluimerende ontsteking, kiespijn of onverwacht tandprobleem wil je niet pas ontdekken op het moment dat het toernooi begonnen is.

Roel de Maat weet dat als geen ander. Als tandarts van Oranje kijkt hij samen met compagnon Jelly van der Brugge mee naar de mondgezondheid van topsporters. Het WK in Amerika is alweer het vijfde toernooi voor ze als behandelend team voor de Nederlandse selectie. Maar ook in zijn eigen praktijk, Tandpark in Arnhem, draait het om een professioneel team, slimme processen en grip op de details.

En juist daarom maakte Tandpark de overstap van Infomedics naar Payt.

We spraken Roel de Maat over topsport, praktijkvoering, cashflow, patiëntcommunicatie en waarom hij PAYT ziet als een slimmere manier om het financiële proces rondom declaraties en betalingen te organiseren.

Roel, je wordt vaak genoemd als tandarts van Oranje. Wat betekent die rol voor jou?

“Het is natuurlijk bijzonder om met het Nederlands elftal te mogen werken. Je ziet van dichtbij hoe professioneel alles rond zo’n team georganiseerd is. Alles is gericht op voorkomen in plaats van genezen. Je wilt niet dat een speler tijdens een toernooi ineens uitvalt of wordt afgeleid door pijn of een ontsteking.

Tegelijk zijn voetballers ook gewoon mensen. Sommige spelers zijn heel geïnteresseerd, anderen vinden de tandarts spannend. Dat maakt het eigenlijk heel herkenbaar. Of iemand nu topsporter is of patiënt in onze praktijk: goede zorg begint met aandacht, vertrouwen en duidelijke communicatie.”

Dat klinkt als topsportlogica: problemen voorkomen voordat ze groot worden.

“Precies. In de mondzorg geldt dat natuurlijk ook. Je wilt niet pas in actie komen als iets escaleert. Dat principe geldt niet alleen klinisch, maar ook organisatorisch. Een praktijk moet goed draaien. Je wilt grip hebben op je patiënten, op je team, op je agenda én op je financiële proces.

Als praktijkhouder ben je niet alleen tandarts. Je runt ook een bedrijf. Dan wil je dat processen betrouwbaar, efficiënt en patiëntvriendelijk zijn.”

Tandpark werkte eerder met Infomedics. Waarom zijn jullie naar Payt overgestapt?

“Wij wilden meer grip krijgen op het proces. Bij een factoringmaatschappij geef je een belangrijk deel van het financiële proces uit handen. Dat lijkt makkelijk, maar je raakt ook overzicht kwijt. Welke patiënt ontvangt welke communicatie? Wat gebeurt er bij afwijzingen? Welke patiënten komen uiteindelijk op een zwarte lijst terecht? En wat betekent dat voor ons als praktijk?

Met Payt houden we het proces zelf in beeld. Elke declaratie en elke factuur blijft zichtbaar. We bepalen zelf hoe we met patiënten omgaan en houden regie over de communicatie. Dat past veel beter bij hoe wij onze praktijk willen voeren.”

Was je niet bang dat dit meer administratie zou opleveren?

“Dat is denk ik een logische zorg, maar in de praktijk is dat niet gebeurd. De overstap naar Payt heeft niet geleid tot een verzwaring van de interne administratieve last. Integendeel: de software zorgt ervoor dat we het proces nu zelf en efficiënter doen.

Onze backoffice medewerker heeft meer plezier in haar werk. Ze heeft geregeld contact met de servicedesk van PAYT en vragen worden snel en professioneel opgepakt. Dat maakt veel verschil. Het proces voelt niet zwaarder, maar juist overzichtelijker.”

Een belangrijk onderwerp voor veel praktijken is cashflow. Wat heeft Payt daarin veranderd?

“Dat effect is heel concreet. 77% van onze patiënten betaalt de rekening met iDEAL. Van die groep betaalt 43% zelfs op de dag dat de rekening wordt ontvangen. Dat is natuurlijk een enorme boost voor je cashflow.

Als ik ook de betalingen van verzekeraars meeneem, staat onze omzet gemiddeld binnen twee weken op de rekening. Vroeger kregen we declaraties standaard pas na zes weken uitbetaald, tenzij we betaalden voor vervroegde uitbetaling. Daar ging een fors bedrag naartoe. Nu staat het geld gewoon op de rekening, zonder die extra kosten.”

Payt positioneert zich vaak als alternatief voor factoring. Hoe kijk jij naar debiteurenrisico?

“Payt heeft ons goed uitgelegd hoe financieel onverstandig het kan zijn om je debiteurenrisico zomaar af te kopen. Je betaalt dan voor een zekerheid die in de praktijk veel duurder kan zijn dan het werkelijke risico.

Wij beperken dat risico nu slimmer. Bijvoorbeeld met voorschotnota’s en gerichte inzet van pinbetalingen. We zien dat 99,3% van onze facturen al betaald wordt via reguliere betaalverzoeken en herinneringen. Wat daarna nog overblijft, halen we binnen met een sociaal verantwoord incassoproces.

Het resterende risico is veel kleiner dan de kosten die we eerder maakten voor het afkopen van debiteurenrisico. En minstens zo belangrijk: we houden zelf regie over wat er met onze patiënten gebeurt.”

Waarom is die regie over patiëntcommunicatie zo belangrijk?

“Als tandartspraktijk bouw je een relatie op met je patiënten. Je wilt dat communicatie over betalingen professioneel en duidelijk is, maar ook past bij je praktijk. Het gaat niet alleen om geld binnenhalen. Het gaat ook om vertrouwen behouden.

Door cessie en retrocessie kun je het overzicht kwijtraken. Welke communicatie vindt plaats? Welke factuur is afgewezen? Waar zit een onterechte afwijzing? Welke patiënt behandel je mogelijk voor eigen risico? Met Payt blijft dat veel inzichtelijker. Daardoor kunnen we keuzes maken die passen bij onze praktijk en onze patiënten.”

Je noemt declareren inmiddels een hygiënefactor. Wat bedoel je daarmee?

“Eerlijk gezegd ben ik als praktijkhouder nauwelijks nog bezig met dit proces. Het loopt gewoon goed. Dat bedoel ik met een hygiënefactor: het moet kloppen, het moet betrouwbaar zijn en het moet geen dagelijkse aandacht vragen.

De cashflow is stabiel. Eens in de zoveel maanden bespreken we intern of we nog iets willen wijzigen aan het proces, maar tot nu toe is daar nauwelijks reden voor. Het loopt soepel en we krijgen op tijd ons geld.”

En hoe zit het met de kosten ten opzichte van Infomedics?

“Ik had al een goed contract bij Infomedics via een inkoopcombinatie. Toch zijn onze declaratiekosten per maand sinds de start met Payt nog eens gehalveerd. En dat terwijl de omzet van onze nieuwe praktijk is gestegen.

Dat kostenvoordeel is voor ons heel relevant. Zeker nu praktijken ook te maken hebben met tariefdruk. Het voordeel van Payt compenseert een belangrijk deel van de tariefsdaling die we sinds 1 januari hebben moeten verwerken.”

Als je Payt zou vergelijken met een topsportteam, wat maakt dan het verschil?

“Een goed team draait niet alleen om de spelers op het veld. Het gaat om alles eromheen: voorbereiding, begeleiding, analyse, duidelijke afspraken en het voorkomen van verrassingen.

Zo kijk ik ook naar praktijkvoering. Je wilt een systeem dat doet wat het moet doen, dat inzicht geeft en dat je team helpt om beter te werken. Payt is voor ons zo’n systeem geworden. Het haalt ruis uit het proces en geeft ons grip terug.”

Wat zou je andere mondzorgpraktijken adviseren die nog twijfelen?

“Laat je goed uitleggen wat je nu precies betaalt en waarvoor. Kijk niet alleen naar gemak, maar ook naar regie, patiëntcommunicatie, cashflow en de werkelijke kosten van debiteurenrisico.

Voor ons was de overstap naar Payt een logische keuze. We hebben meer inzicht, lagere kosten, een stabielere cashflow en we houden zelf controle over het proces. Dat past bij hoe wij als praktijk willen werken.”

Meer horen van Roel de Maat?

Roel de Maat was ook te gast bij Ron Steenkist in De Tandarts Podcast. In dat gesprek vertelt hij meer over zijn praktijk, zijn visie op mondzorg en de manier waarop Tandpark zich organiseert.