Meer controle en minder werk. Ook in jouw branche.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie
Een aanmaning is een schriftelijke herinnering die een schuldeiser naar een schuldenaar stuurt om aan een openstaande betaling te voldoen. Het is een formele stap in het debiteurenbeheer, bedoeld om de debiteur aan te sporen de achterstallige schuld binnen een gestelde termijn te betalen.
Inhoudsopgave:
Een aanmaning verstuur je zodra eerdere betalingsherinneringen geen resultaat hebben opgeleverd. Meestal gebeurt dit nadat je twee herinneringen hebt gestuurd. De klant heeft dan voldoende tijd gehad om alsnog te betalen. De aanmaning is dus de derde stap in het opvolgproces van een onbetaalde factuur, dat is het moment waarop je het betaalverzoek formeler maakt.
Een veelgebruikte structuur ziet er als volgt uit:
Belangrijk: in het geval van consumenten moet je bij een laatste aanmaning voldoen aan wettelijke eisen (zoals een extra betaaltermijn van 14 dagen en het vermelden van incassokosten). Bij zakelijke klanten heb je iets meer vrijheid, maar ook daar is een duidelijke, tijdige opbouw essentieel.
Een aanmaning is dus geen eerste stap, maar een belangrijke schakel na een of meerdere herinneringen voordat je verdere maatregelen overweegt.
Wanneer je te maken hebt met een consument die niet betaalt, ben je wettelijk verplicht om een laatste aanmaning te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Dit staat vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK) en geldt uitsluitend voor B2C-transacties (dus niet voor zakelijke klanten). Voldoe je niet aan deze eisen, dan loop je het risico dat de rechter de incassokosten afwijst.
De laatste aanmaning, moet aan een aantal specifieke voorwaarden voldoen:
Factuurnummer
Factuurdatum
Vervaldatum van de factuur
Openstaand bedrag
Klant- of debiteurnummer
Omschrijving van de geleverde dienst of het product
Betalingstermijn van de aanmaning
Bankrekeningnummer + tenaamstelling
Vermelding van de mogelijke incassokosten (bij consumenten verplicht)
Betaalreferentie of kenmerk
Bij het opstellen van een aanmaning is het essentieel om een empathische toon te hanteren. Hieronder staat een voorbeeldbrief van een eerste aanmaning en een laatste aanmaning.
[Jouw bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode en plaats]
[E-mailadres]
[Naam klant]
[Adres klant]
[Postcode en plaats klant]
[Plaats], [Datum]
Betreft: Aanmaning betreffende factuur [Factuurnummer]
Geachte [Naam Klant],
Uit onze administratie blijkt dat de factuur [Factuurnummer] ter hoogte van €[Bedrag] op [Vervaldatum] voldaan had moeten zijn. Mogelijk is deze factuur aan uw aandacht ontsnapt.
Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief over te maken op [Bankrekeningnummer] ten name van [Uw Bedrijfsnaam], onder vermelding van het factuurnummer.
Indien u reeds betaald heeft of vragen heeft over deze factuur, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via [Telefoonnummer] of [E-mailadres].
[Je naam]
[Jouw functie]
[Jouw bedrijfsnaam]
[Handtekening afzender]
[Jouw bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode en plaats]
[E-mailadres]
[Naam klant]
[Adres klant]
[Postcode en plaats klant]
[Plaats], [Datum]
Betreft: Laatste aanmaning factuur [factuurnummer]
Geachte [heer/mevrouw] [Achternaam],
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum], met een openstaand bedrag van € [bedrag], nog steeds onbetaald. De vervaldatum van deze factuur was [vervaldatum].
Wij verzoeken u vriendelijk om dit bedrag alsnog binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief te voldoen op rekeningnummer [IBAN], ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van het factuurnummer.
Als wij uw betaling niet op tijd ontvangen, zijn wij genoodzaakt om wettelijke incassokosten in rekening te brengen, conform de Wet Incassokosten (WIK). Deze kosten bedragen minimaal €40 en kunnen oplopen afhankelijk van het openstaande bedrag.
Indien u de betaling inmiddels heeft voldaan, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Mocht je vragen hebben of betalingsproblemen ervaren, neem dan gerust contact met ons op via [e-mailadres/telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Jouw functie]
[Jouw bedrijfsnaam]
[Handtekening afzender]
Wanneer een klant ook na een aanmaning niet tot betaling overgaat, is het belangrijk om gestructureerd en juridisch correct te werk te gaan. Dit beschermt niet alleen je eigen belangen, maar vergroot ook de kans op een succesvolle inning zonder schade aan de klantrelatie. Hieronder vind je een overzicht van de stappen die je kunt nemen wanneer betaling uitblijft.
Voordat je extra kosten of incassomaatregelen mag doorvoeren, ben je bij consumenten wettelijk verplicht om een laatste aanmaning te versturen. In deze brief kondig je aan dat je bij uitblijven van betaling wettelijke incassokosten in rekening zult brengen. Je stelt de klant daarbij een wettelijke termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen. Deze stap is essentieel om juridisch sterker te staan en wordt vaak gezien als de laatste waarschuwing.
Blijft betaling alsnog uit, dan kun je besluiten om de vordering uit handen te geven aan een professioneel incassobureau. Dit bureau neemt het contact met de debiteur van je over en probeert de vordering te innen via aanmaningen, telefoontjes en eventueel een minnelijk betalingsvoorstel. Een goed incassobureau houdt rekening met jouw reputatie en klantrelatie, en werkt volgens de richtlijnen van de ACM en KBvG.
In sommige gevallen kan het zinvol zijn om vóór juridische stappen nog een betalingsregeling aan te bieden. Zeker bij zakelijke klanten of langdurige samenwerkingen is dit een manier om de relatie goed te houden. Met software zoals Payt kun je dit proces automatisch faciliteren met de SmartCollect module, inclusief gespreide betaling en communicatiebegeleiding.
Wanneer alle buitengerechtelijke stappen zijn doorlopen en de klant nog steeds niet betaalt, kun je een gerechtelijke procedure starten. Dit begint meestal met een dagvaarding via een deurwaarder. Na een vonnis van de rechter kan betaling worden afgedwongen door middel van beslaglegging of loonbeslag. Houd er wel rekening mee dat hier kosten en tijd mee gemoeid zijn, en dat een goede dossiervorming essentieel is.
Met Payt ben je goed voorbereid op elk van deze stappen. Onze software zorgt niet alleen voor tijdige en correcte aanmaningen, maar biedt ook een duidelijk overzicht van communicatie en betalingstrajecten. Zo sta je sterker – of je nu kiest voor een minnelijk traject of juridische vervolgstappen.
Wil je weten hoe Payt je hierin kan ondersteunen? Plan vrijblijvend een demo en ontdek de kracht van geautomatiseerd debiteurenbeheer.
Met Payt haal je een betrouwbare partner in huis voor debiteurenbeheer. Onze software automatiseert het versturen van betalingsherinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen. Dit geeft jou de ruimte om te concentreren op wat écht belangrijk is: het laten groeien van uw bedrijf.
Plan vandaag nog een demo in en ontdek hoe wij je kunnen helpen om financiële stabiliteit te behouden.
Het is gebruikelijk om eerst één of twee betalingsherinneringen te sturen voordat een formele aanmaning wordt verzonden.
Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek tot betaling, terwijl een aanmaning een formele sommatie is waarin wordt gewezen op mogelijke gevolgen bij niet-betaling.
De procedure start met betalingsherinneringen, gevolgd door een aanmaning. Bij uitblijven van betaling kan een laatste aanmaning worden verstuurd en vervolgens kan de vordering worden overgedragen aan een incassobureau of juridische stappen worden ondernomen.
