216 Accountants: klant en partner van Payt

Het werkproces van 216 Accountants

Het traditionele business model binnen de accountancy focust zich op compliance dienstverlening. Dit houdt in dat er één keer per jaar achteraf wordt gekeken of het bedrijf compliant heeft gehandeld. Richard Smid: “De toegevoegde waarde die klanten van de compliance dienstverlening ondervinden is beperkt. Om de klant echt goed te kunnen bedienen moeten we ons veel meer gaan richten op het administratie dossier in plaats van het samensteldossier.”

216 Accountants is veel meer door het jaar heen bezig met haar klanten. Zij trekken de werkzaamheden, die in het traditionele model vaak veel meer aan het einde van het jaar plaatsvinden, naar voren. Richard: “Wij hebben de focus op de administratie van onze klant, waardoor we met onze klant over actuele data praten en niet over de data uit het verleden”. “We merken dat we een heel ander soort gesprek hebben met onze klanten. We krijgen bijvoorbeeld steeds vaker de vraag of we ze ook kunnen helpen met het debiteurenbeheer.”

Automatisering staat hoog in het vaandel

“Onze werkwijze vergt automatisering. En standaardisatie is daar de basis voor, want zonder data standaardisatie kun je ook je werkprocessen niet automatiseren”, ​vertelt Richard. Daarom zijn ze op zoek gegaan naar een partij die past bij hun filosofie en ook het automatiseren hoog in het vaandel heeft staan. Richard: “Zo zijn we bij Payt uitgekomen. Qua automatiseren loopt Payt echt wel voorop in de markt!”

Van schaduw lijstjes in Excel naar een efficiënt systeem

De financiële afdeling van 216 Accountants loopt nu volledig via Payt.“Hiervoor gebruikten we een ander systeem waar we niet heel tevreden over waren. Aan de ene kant was dit een heel duur pakket en aan de andere kant niet erg gebruiksvriendelijk. Je merkte dat er toch ook wel schaduw lijstjes in Excel werden bijgehouden. En dat werkte gewoon niet”, ​aldus Richard. “Payt werkt een stuk efficiënter en is veel gebruiksvriendelijker, waardoor we veel overzicht hebben. Onze administratief medewerker doet het er nu gewoon bij.”

Over de resultaten die 216 Accountants al behaald heeft met Payt is Richard ook erg te spreken. “​We zien in onze eigen administratie dat sinds het gebruik van Payt de DSO echt aan het teruglopen is. Dit kunnen we heel goed bijhouden en makkelijk zien in onze Payt administratie.” “En als je zelf de voordelen ziet en de software goed begrijpt, kun je het ook veel makkelijker aan je eigen klant verkopen.”

Payt partner

216 Accountants is naast klant ook partner van Payt. “Omdat we de compliance dienstverlening heel efficiënt kunnen aanbieden houden we veel meer tijd over om aan onze klanten te besteden. Hierdoor gaan we een paar keer per jaar het gesprek aan over de real time data van de klant en krijgen we steeds vaker de vraag of we ze kunnen helpen bij het debiteurenbeheer.” 216 Accountants gelooft erin hiermee echt van toegevoegde waarde te zijn voor hun klanten.

Als je vasthoudt aan het verouderde werkproces, dan kun je wel zeggen dat je adviseur bent, maar dat ben je dan nooit in optimale vorm.

Richard: ​“Door de samenwerking met Payt hoeven wij zelf niet de expert te zijn op het gebied van debiteurenbeheer, maar kunnen we wel samen met Payt onze klant bedienen, onboarden en enthousiast maken over de software. We kunnen het hele debiteurenbeheer doen voor onze klant in Payt of ze alleen adviseren over de software. De keuze ligt bij de klant.”

Wat Richard erg prettig vindt is hoe de samenwerking verloopt met Payt. Waarbij het niet alleen draait om software leveren, maar waar ook daadwerkelijk gelijk service wordt geleverd. “​Met één telefoontje kunnen we support krijgen vanuit Payt. Vorige week hebben we nog een casus gehad bij één van onze klanten waar Aziz van Payt samen met ons een demo geeft van de software. Deze klant was ook enthousiast en kon gelijk geonboard worden.”

De klanten van 216 Accountants reageren over het algemeen heel positief. Ze zijn vaak verrast over de mogelijkheden van het pakket. Richard: ​“We zien vaak binnen het MKB dat klanten heel verbaasd zijn over de tijdswinst die ze behalen. Ze zien hoeveel tijd ze overhouden in de avonduren waarin ze zulke klusjes normaal gesproken moesten doen. Dat gaat nu volledig geautomatiseerd.” Het scheelt heel veel tijd. ​“Dit had ik veel eerder moeten doen” ​is dan ook iets wat 216 Accountants vaak hoort van hun klanten.