Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie
Wanneer een klant structureel niet betaalt, kom je op het punt dat je moet overwegen een incassobureau in te schakelen. Maar wat doet zo’n bureau eigenlijk precies? En zijn er ook andere oplossingen die klantvriendelijker zijn?
In dit artikel lees je wanneer het verstandig is om een incassobureau in te schakelen, welke stappen je daarvoor moet nemen en welke alternatieven er zijn.
Inhoudsopgave:
Een incassobureau int openstaande vorderingen namens jouw organisatie. Het bureau benadert jouw klant via e-mail, brief of telefoon met het verzoek om alsnog te betalen.
Een incassobureau heeft echter geen wettelijke bevoegdheden. Dat betekent dat het geen beslag mag leggen of juridische stappen mag zetten. Daarvoor heb je een deurwaarder of advocaat nodig.
Het inschakelen van een incassobureau doe je meestal als:
Bij consumenten ben je volgens de Wet Incassokosten (WIK) verplicht eerst een zogeheten 14-dagenbrief te sturen. Dit is een kosteloze, schriftelijke aanmaning waarin je de consument een laatste kans geeft om de hoofdsom te betalen, zonder bijkomende kosten. Pas na het verstrijken van deze termijn mag je wettelijke incassokosten rekenen.
Een correcte 14-dagenbrief bevat onder andere:
Wordt er daarna nog steeds niet betaald? Dan mag je het dossier overdragen aan een incassobureau of een ander incassotraject starten.
Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten. Bij B2B-transacties is er geen verplichting om een kosteloze aanmaning met een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen te versturen. Zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken, is de debiteur in principe in verzuim en mag je direct incassomaatregelen treffen.
Toch is het in de praktijk verstandig om altijd eerst een herinnering of aanmaning te versturen. Dit:
Let op: Ook bij bedrijven mag je pas wettelijke incassokosten rekenen als dat is opgenomen in je algemene voorwaarden of als je voldoet aan de voorwaarden uit de Wet Incassokosten (WIK). Veel zakelijke partijen hanteren een betalingsregeling van maximaal 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen.
Tip: Maak afspraken over rente en kosten altijd expliciet in je contracten of algemene voorwaarden. Dat voorkomt discussie en versterkt je rechtspositie bij uitblijvende betaling.
Bij bedrijven
Blijft betaling uit, stuur dan een formele aanmaning (ook wel ingebrekestelling)
Vermeld in de aanmaning:
Bij consumenten:
Voor consumenten ben je verplicht een kosteloze 14-dagenbrief te sturen (conform de Wet Incassokosten).
Deze brief moet onder andere bevatten:
Tip: Verstuur deze aangetekend of per e-mail met ontvangstbevestiging zodat je bewijs hebt.
Voordat je het dossier overdraagt aan een incassobureau, verzamel je alle relevante stukken:
Het is belangrijk dat je niet een goed incassobureau kiest. Vraag altijd ervaringen op en bekijk de recensies.
Dien het dossier compleet in (digitaal of via koppeling)
Maak heldere afspraken over:
Volgt er geen betaling? Dan kan het incassobureau je adviseren om de zaak door te zetten naar een:
Hieronder staan drie alternatieven waar je ook voor kunt kiezen in plaats van een incassobureau.
| Alternatief | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Deurwaarder | Juridische bevoegdheden (beslag, dagvaarden) | Pas inzetbaar na minnelijk traject |
| Onafhankelijke positie | Relatie met klant vaak beëindigd | |
| Advocaat | Verplicht bij vorderingen > € 25.000 | Hoge kosten |
| Inzetbaar voor complexe dossiers | Langdurige procedures | |
| Debiteurenbeheer software (zoals Payt) | Voorkomt incasso door proactieve opvolging | Minder geschikt bij structureel wanbetalende klanten die al onbereikbaar zijn |
| Klantvriendelijk en efficiënt | ||
| Direct opschalen naar incasso of gerechtelijke fase |
Bekijk de pagina ‘Alternatief voor incasso‘ voor meer informatie.
Met Payt automatiseer je je debiteurenbeheer en houd je controle over het volledige incassoproces. Je facturen worden sneller betaald zonder direct een incassotraject in te gaan.
Voordelen van Payt ten opzichte van een incassobureau:
Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure.
Ontdek hoe Payt werkt en wat het jouw organisatie écht oplevert.
5.000+ downloads | Leestijd: <5 minuten
Ontdek hoe je sneller en beter betaald krijgt met Payt.
2.000+ downloads | Leestijd: <5 minuten
Ontdek hoe je sneller betaald krijgt met Payt.
400+ downloads | Leestijd: <4 minuten
Ontdek waarom meer dan 700 mondzorgpraktijken al zijn overgestapt naar Payt.
2.000+ downloads | Leestijd: <5 minuten
Er is in Nederland geen wettelijk minimumbedrag vereist om een incassobureau in te schakelen. In de praktijk gebeurt dit meestal bij openstaande bedragen vanaf € 50 tot € 100. Houd er wel rekening mee dat de incassokosten proportioneel moeten zijn aan het factuurbedrag, volgens de staffel in de Wet Incassokosten (WIK). Bij lage bedragen kan het financieel minder aantrekkelijk zijn om een incassotraject te starten, zeker als de kans op betaling laag is.
Zakelijk gezien mag je direct na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn een incassobureau inschakelen. Bij consumenten geldt dat je eerst een kosteloze 14-dagenbrief moet sturen, waarin je de debiteur nog één laatste kans geeft om zonder extra kosten te betalen. Pas nadat deze termijn is verstreken, mag je een incassobureau inschakelen en incassokosten in rekening brengen.
Tip: Zorg dat je altijd kunt aantonen dat herinneringen en aanmaningen zijn verstuurd, dit vergroot je rechtspositie en de effectiviteit van het incassotraject.
In principe zijn de incassokosten voor rekening van de debiteur. Volgens de Wet Incassokosten mag je deze kosten bij consumenten pas rekenen ná het versturen van een correcte 14-dagenbrief. Bij zakelijke klanten mag je de kosten direct na verzuim in rekening brengen, mits je dit hebt vastgelegd in je algemene voorwaarden of contract.
Let op: in de praktijk kan het gebeuren dat het incassobureau (gedeeltelijk) kosten aan jou doorberekent, bijvoorbeeld bij no cure no pay-constructies. Bij Payt ontvang je de in rekening gebrachte incassokosten op je eigen rekening en kies je zelf of je die wel of niet doorberekent aan de klant.
