10 tips om je factuur sneller betaald te krijgen
1. Verstuur je factuur direct na levering
Hoe sneller je factureert, hoe sneller wordt betaald. Toch wachten veel bedrijven nog tot het einde van de maand. Door direct na levering of afronding van een dienst te factureren, versnel je de betaalcyclus. Klanten zijn dan bovendien nog actief betrokken, wat de betaalbereidheid verhoogt.
2. Motiveer je klanten om op tijd te betalen
Beloon tijdig betalen. Denk aan kleine kortingen bij betaling binnen 8 dagen of het communiceren van een duidelijke betalingstermijn met voordelen. Deze psychologische stimulans maakt klanten bewuster van hun betaling.
3. Plaats een iDEAL-betaallink in je facturen en herinneringen
Betaalgemak zorgt voor snellere betaling. Door een iDEAL-link toe te voegen, verlaag je de drempel om meteen te betalen. Uit onderzoek is gebleken dat facturen met een iDEAL-link 9 dagen sneller worden betaald.
4. Communiceer helder via de factuur
Een correcte factuur voorkomt onnodige vertraging. Zorg dat het volgende wordt opgenomen:
- juiste factuurdatum en referentie
- duidelijke omschrijving
- juiste btw-tarief
- duidelijke betalingstermijn
Fouten leiden tot vragen en uitstel van betaling.
5. Automatiseer je betalingsherinneringen
Veel bedrijven wachten te lang met opvolgen. Met automatische herinneringen verstuur je op het juiste moment de juiste boodschap: vriendelijk, professioneel en tijdig.
Gebruikers van Payt besparen hiermee tot 80% van hun tijd.
6. Verstuur een betalingsherinnering vóór de vervaldatum
Veel bedrijven sturen pas een herinnering nadat de betalingstermijn is verstreken. Door vlak vóór de vervaldatum een vriendelijke reminder te sturen, vergroot je de kans dat je klant op tijd betaalt. Het verlaagt het risico dat de factuur over het hoofd wordt gezien of ‘vergeten’ raakt.
Voorbeeld: Stel, de vervaldatum is op 30 juli. Stuur op 27 juli een korte e-mail met:
“Factuur 2024-127 vervalt binnenkort. Heb je nog vragen of is alles duidelijk?”
Het is vriendelijk, behulpzaam en effectief.
7. Houd persoonlijk contact met je klanten
Juist als een betaling uitblijft, is persoonlijk contact belangrijk. Even bellen of mailen laat zien dat je betrokken bent en zorgt vaak voor snelle actie.
Bel de klant bijvoorbeeld op als een factuur niet is betaald: “Goedemiddag [naam], ik zag dat factuur X nog openstaat. Kan ik ergens bij helpen?”
8. Zet in op een vast betaalmoment
Stimuleer klanten om op vaste dagen te betalen (bijv. 1e of 15e van de maand). Dat geeft structuur aan hun betalingsbeleid én jouw verwachtingen. Grote organisaties hanteren dit al standaard.
Uit onderzoek van de IFF Research (2024), is gebleken dat een vast betaalmoment de kans aanzienlijk vergroot dat de facturen op tijd worden betaald.
9. Check vooraf de kredietwaardigheid van nieuwe klanten
Een simpele check vooraf kan veel gedoe besparen. Ontdek je een verhoogd risico? Dan kun je bijvoorbeeld werken met vooruitbetaling of korter termijn.
De kredietwaardigheid controleren kan bijvoorbeeld via Graydon CreditSafe. In onze debiteurenbeheersoftware is het ook mogelijk om deze check te doen bij je klanten.
10. Analyseer je openstaande posten
Inzicht in je openstaande posten is essentieel om risico’s tijdig te signaleren. Door je debiteurenportefeuille te analyseren, zie je welke klanten structureel te laat betalen, waar grote bedragen openstaan of welke sectoren meer risico vormen.
Je kunt klantgroepen segmenteren op basis van betaalgedrag, prioriteiten stellen in je opvolging en strategische keuzes maken over bijvoorbeeld het inschakelen van incasso of het aanpassen van betaaltermijnen.
