Het overkomt elk bedrijf, te laat betalende klanten. Het beste wat je kunt doen voordat je kijkt naar het verzenden van een te late factuurbrief, is eerst de factuur zelf te bekijken. Was de factuur duidelijk en gedetailleerd? Zijn er door jouw klanten geen vragen gesteld over de factuur?
Het verzenden van de best mogelijke factuur is het eerste doel. Zie ook hoe je een factuurbrief schrijft.
Wanneer moet je een herinneringsbrief voor een te late betaling sturen?
Het eenvoudige antwoord is onmiddellijk nadat het factuurtermijn overschreden wordt. Misschien wil je twee dagen wachten om jouw bankrekening te controleren. Om er zeker van te zijn dat de bankoverschrijving niet de reden was voor een te late betaling.
Uit onderzoek is gebleken dat na de vervaldatum van een factuur de betalingsbereidheid per dag met 1% afneemt. Daarom is het belangrijk om zo snel mogelijk een betalingsherinnering te sturen. Als je jouw openstaande facturen professioneel opvolgt, wordt het geleverde product of de dienst als waardevoller beschouwd. Het spreekwoord “hoe beter jouw klanten betalen, hoe meer jouw producten waard zijn” werkt ook perfect voor jouw bedrijf.
Welk communicatiemiddel werkt het best?
Er is veel kennis over het effect en de kosten van elk communicatiemiddel. Een persoonlijk telefoongesprek is duur, maar geeft veel inzicht in de redenen van een klant om niet te betalen. We weten ook dat telefoongesprekken een negatieve rol kunnen spelen bij betalingen. Het gebruik van een telefoongesprek in jouw debiteurenbeheer raden wij daarom af.
E-mail is de meest gebruikte methode voor een factuurherinnering. Het gebruik van e-mail heeft veel voordelen. Het is goedkoop, het kan worden geautomatiseerd en het is gemakkelijk om te weten of het is ontvangen of teruggestuurd.
Een gedrukte brief kan handig zijn als je geen e-mailadres hebt. Maar het is duur in vergelijking met e-mail. Alleen in bepaalde gevallen loont een gedrukte brief.
Een opkomend communicatiemiddel is een sms. De reden voor het succes is dezelfde reden als waarom mensen aarzelen om het te gebruiken. Het wordt als heel persoonlijk beschouwd. Bijvoorbeeld:
> “Beste Peter, je hebt factuur 0357X van bedrijf X betaald nog niet betaald. De vervaldatum is verstreken. Wil je de factuur deze week betalen? Of neem contact met me op als je vragen hebt. Met vriendelijke groet, Cindy van bedrijf X ”.
Mensen openen zelfs een sms-bericht tijdens een vergadering. Feit is dat we meer betalingen zien als een e-mail vergezeld gaat met een sms. Dezelfde stijging als een persoonlijk telefoontje. Maar het is veel goedkoper dan een gedrukte brief of een telefoontje.
Hoe schrijf je nou de beste factuurbrief voor een achterstallige factuur?
De eerste regel is dat de ontvanger onmiddellijk moet weten dat deze brief aan hem / haar is gericht. Schrijf bovenaan de naam van de geadresseerde. Indien nodig zelfs in vetgedrukte letters. Gebruik ook je factuurnummer of een voor jouw klant herkenbaar nummer om de factuur af te stemmen op zijn of haar boekhouding.
De tweede regel is om de brief zo persoonlijk mogelijk te maken. Beste Peter betaalt beter dan Geachte meneer Roberts.
De derde regel is om precies te zijn in wat je verwacht van jouw klant. Gelieve binnen twee weken te betalen, voor [datum]. En als er consequenties zijn als jouw debiteur niet op tijd betaalt, vermeld dan altijd deze consequenties.
Sommige klanten rekenen administratiekosten aan hun betalingsherinnering. Het werkt. Maar het past niet in elk type bedrijf.
Regel nummer vier is om het betalen gemakkelijk te maken voor jouw klant. Als een e-mail een [BETAAL NU] -knop bevat, is de succesratio veel hoger. Er zijn betaalmethoden die betaalbaar zijn en in de meeste bedrijven goed werken om alsnog betaald te krijgen.
Regel vijf is om het gemakkelijk te maken om op een herinnering te reageren. Elk communicatiemiddel werkt. Maar een knop in een e-mailherinnering werkt het beste. Geschreven tekst is nauwkeuriger dan een telefoontje. Jouw debiteur kan schrijven op het moment dat het hem / haar uitkomt. En je kunt antwoorden wanneer het jou uitkomt. Belangrijk is dat alle schriftelijke communicatie netjes wordt opgeslagen in het dossier.
Ik hoop dat dit artikel je geholpen heeft. Met onze kennis over debiteurenbeheer kunnen wij je helpen bij het opzetten van specifieke stromen.
