Meer controle en minder werk. Ook in jouw branche.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie
Openstaande facturen vormen een veelvoorkomend knelpunt binnen het debiteurenbeheer van organisaties. Ze beïnvloeden je cashflow, zorgen voor administratieve lasten en kunnen zelfs leiden tot financiële risico’s als ze structureel blijven liggen. Gelukkig kun je veel doen om grip te behouden op je facturatieproces.
In dit artikel lees je alles over openstaande facturen: van wat het precies inhoudt, tot hoe je ze opvolgt, voorkomt én automatiseert met Payt.
Inhoudsopgave:
Een openstaande factuur is een factuur die nog niet (volledig) is betaald door de klant, terwijl de betalingstermijn is verstreken of binnenkort afloopt. Deze openstaande facturen kunnen je liquiditeit onder druk zetten, vooral als het om meerdere of grote bedragen gaat.
Het is belangrijk om openstaande facturen goed te registreren, te bewaken en tijdig actie te ondernemen om ze betaald te krijgen. Je kunt dit handmatig doen, of zoals steeds meer ondernemers doen, via een geautomatiseerd debiteurenproces.
Het opvolgen van openstaande facturen vraagt om structuur, duidelijkheid en een vast proces. Hieronder vind je een praktisch stappenplan.
Wil je hier meer informatie over? Bekijk dan ons artikel over ‘Klant betaalt niet, wat nu?’.
Het voorkomen van openstaande facturen kun je doen door de volgende stappen te ondernemen:
Een goede herinnering voor een openstaande factuur is kort, vriendelijk en duidelijk. Vermeld:
Maak het je klant makkelijk. Hoe minder moeite het kost om te betalen, hoe groter de kans dat je betaald wordt.
Wil je hier meer over weten? Bekijk dan ons artikel over betalingsherinneringen.
Payt biedt een complete oplossing voor het automatiseren van debiteurenbeheer. Met de software kun je eenvoudig betalingsherinneringen en aanmaningen instellen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan administratie.
Daarnaast helpt Payt je om overzicht te houden op openstaande facturen en snel te schakelen wanneer een factuur niet wordt betaald. Het geautomatiseerde systeem verbetert je cashflow en verkleint het risico op wanbetalingen. Indien nodig kun je de SmartCollect-module inzetten als extra tussenstap voordat je een extern incassobureau inschakelt.
Ben je benieuwd wat Payt voor je kan betekenen? Download hieronder onze brochure.
Voor zakelijke facturen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. Bij consumenten is dat twee jaar.
Let op: door een aanmaning of contactmoment kun je de verjaring onderbreken.
Blijf professioneel en vriendelijk. Vraag eerst of de factuur is ontvangen en of er onduidelijkheden zijn. Leg daarna rustig uit dat je graag de betaling ontvangt. Gebruik het gesprek ook om betalingsproblemen vroegtijdig te signaleren.
Een herinnering is een vriendelijke waarschuwing. Een aanmaning is formeler van toon en kan kosten aankondigen bij uitblijvende betaling. In Payt kun je beide eenvoudig instellen
Er is geen wettelijk maximum, maar houd het klantvriendelijk. Meestal is één herinnering en één aanmaning voldoende. Automatisering helpt om dit ritme strak te houden.
Als je meerdere herinneringen hebt gestuurd en geen reactie krijgt, kun je het dossier overdragen. Let op: dit is een formele stap met kosten. In Payt kun je ook kiezen voor SmartCollect als tussenstap.
