Wat is crediteren?

Crediteren betekent dat je een eerder uitgereikte factuur corrigeert of terugdraait, zodat het oorspronkelijke bedrag verminderd wordt. Hiermee zorg je ervoor dat je financiële administratie klopt en je boekhouding correct blijft. Het is een belangrijk onderdeel van professioneel zakendoen en van een nette facturatie- en btw-administratie.

Op deze pagina leggen we uit wanneer je een factuur moet crediteren, wat een creditfactuur precies is en in welke situaties je een creditfactuur verstuurt.

Inhoudsopgave:

Wanneer moet je een factuur crediteren?

Je moet een factuur crediteren als de oorspronkelijke factuur niet juist is. Het is niet toegestaan om de originele factuur zelf aan te passen, dus de correctie moet via een creditfactuur.

Situaties waarin je een factuur moet crediteren zijn onder andere:

• Fout in het oorspronkelijke factuurbedrag (bijvoorbeeld verkeerde prijs of hoeveelheid)
• Terugontvangen goederen of retourzendingen
• Annulering van de levering of dienst
• Kortingen of compensaties die achteraf zijn overeengekomen
• Onjuist berekende btw

Voorwaarden bij crediteren

• Verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer: Een creditfactuur moet altijd verwijzen naar de originele factuur die je corrigeert.
• Correcte btw-verwerking: Als de oorspronkelijke factuur btw bevatte, moet de creditfactuur ook de btw corrigeren, zodat de btw-administratie klopt.
• Crediteren binnen btw-tijdvak: Maak je de creditfactuur op in hetzelfde btw-tijdvak als de oorspronkelijke factuur? Dan kun je de btw direct verwerken in je aangifte. Wordt de creditfactuur later opgesteld, dan moet je mogelijk een teruggaafverzoek indienen bij de Belastingdienst.

Wat is het verschil tussen crediteren en debiteren?

Crediteren en debiteren zijn twee tegenovergestelde boekhoudkundige handelingen.

• Crediteren betekent dat je een bedrag vermindert. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij een terugbetaling of correctie van een factuur. Je verlaagt dan het bedrag dat eerder in rekening is gebracht.
• Debiteren betekent dat je een bedrag toevoegt of in rekening brengt. Denk aan het opstellen van een factuur voor een klant; je boekt het bedrag als debet in je administratie.

In een boekhouding werkt dit als volgt:

• Debiteren = een bedrag bijschrijven aan de actieve kant van de balans (zoals kosten of bezittingen)
• Crediteren = een bedrag boeken aan de passieve kant van de balans (zoals omzet of verplichtingen)

Of eenvoudiger gezegd: je debiteert als je iets in rekening brengt. Je crediteert als je het terugdraait.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur (ook wel creditnota genoemd) is een officieel document waarmee je de oorspronkelijke factuur gedeeltelijk of volledig corrigeert. Het ziet eruit als een gewone factuur, maar met negatieve bedragen en een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Hoe maak je een creditfactuur?

Een creditfactuur is dus hetzelfde als een normale factuur, maar dan met negatieve bedragen. Deze kun je maken in je boekhoudsoftware of facturatieprogramma.

Belangrijk is dat je de creditfactuur in je administratie opneemt, omdat dit verplicht is voor een juiste btw-aangifte en voor eventuele controles door de Belastingdienst.

Let bij het opstellen van een creditfactuur op het volgende:

• Voeg het woord ‘creditfactuur’ of ‘creditnota’ toe aan het document
• Vermeld het originele factuurnummer waar de creditfactuur naar verwijst
• Gebruik negatieve bedragen om aan te geven welk bedrag wordt gecrediteerd
• Noteer een korte, duidelijke reden van correctie (bijvoorbeeld: retour of een foutief bedrag)
• Zorg dat alle standaardfactuurgegevens aanwezig zijn (datum, klantgegevens, eigen bedrijfsgegevens, btw)

Na het opstellen stuur je de creditfactuur net als een gewone factuur naar je klant en neem je deze op in je financiële administratie.

Wanneer stuur je een creditfactuur?

Je stuurt een creditfactuur direct nadat je hebt vastgesteld dat de oorspronkelijke factuur gecorrigeerd moet worden. Dit kan zijn:

• Na een foutieve facturering, zoals een verkeerde prijs of verkeerde btw
• Wanneer een klant goederen terugstuurt
• Als diensten niet of slechts gedeeltelijk geleverd zijn
• Wanneer je achteraf een korting wilt verwerken
• Als je te veel btw in rekening hebt gebracht

Het is belangrijk dat je een creditfactuur tijdig verstuurt zodra duidelijk is dat er iets gecorrigeerd moet worden. Dit voorkomt fouten in de boekhouding en problemen bij de btw-aangifte.