Wiki

Wat is financiële administratie?

Xindu Hendriks 29 januari 2026

Financiële administratie is het systematisch vastleggen, ordenen en bijhouden van alle geldstromen binnen jouw organisatie. Dit betekent dat je overzicht houdt op inkomsten, uitgaven, facturen, bankafschriften en meer. Een goed georganiseerde financiële administratie zorgt ervoor dat je altijd precies weet hoe jouw bedrijf er financieel voor staat en dat je onderbouwde beslissingen kunt nemen.

Op deze pagina lees je wat financiële administratie inhoudt, waarom het belangrijk is om deze goed bij te houden en hoe je dit stap voor stap kunt doen.

Inhoudsopgave:

Wat is het verschil tussen boekhouding en administratie?

De termen ‘boekhouding’ en ‘administratie’ worden vaak door elkaar gebruikt. Maar er is een verschil:

Administratie omvat alle gegevens die te maken hebben met de financiële en niet-financiële zaken van je organisatie.
Boekhouding is gericht op het verwerken van financiële gegevens in overzichtelijke resultaten, zoals in een balans.

Waarom is het bijhouden van je financiële administratie belangrijk?

Het bijhouden van je financiële administratie is niet alleen wettelijk verplicht; het biedt ook inzicht in je bedrijf.

Hiermee:

zie je precies hoe je bedrijf er financieel voor staat;
kun je fiscale aangiftes zoals btw en inkomstenbelasting goed voorbereiden;
voorkom je foutieve betalingen en dubbele boekingen;
maak je betere zakelijke keuzes;
heb je meer rust over je financiële situatie.

Regelmatig je administratie bijwerken voorkomt verrassingen en geeft je overzicht op wat er binnenkomt en uitgaat.

Welke onderdelen vallen onder financiële administratie?

Een volledige financiële administratie bestaat uit verschillende onderdelen die samen een compleet beeld geven van jouw financiële situatie.

Grootboekadministratie

Dit is de basis van je administratie. Hierin worden alle transacties vastgelegd.

Bankafschriften: alle inkomsten en uitgaven via je bank.
Administratie van je kas: alle contante betalingen en ontvangsten.

In- en verkoopadministratie

Deze administratie bevat alle facturen en documenten voor zowel inkopen als verkopen, zodat je precies weet wat er is betaald en wat er nog openstaat.

Debiteuren- en crediteurenadministratie

Debiteurenadministratie houdt bij welke klanten nog moeten betalen.
Crediteurenadministratie houdt bij aan welke leveranciers je nog geld moet betalen.

Voorraadadministratie

Als je producten verkoopt, moet je de voorraad overzichtelijk registreren. Dit helpt bij inkoop, maar ook bij btw-aangiften.

Salaris- en loonadministratie

Als je personeel hebt, dan moet je salarissen, loonheffingen en gerelateerde bedrijfsuitgaven registreren.

Hoe lang moet je financiële administratie bewaren?

In Nederland ben je als ondernemer verplicht om je financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Voor sommige onderdelen, zoals gegevens over onroerend goed, geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar.

Onder deze bewaarplicht vallen onder andere:

facturen en bonnetjes;
bankafschriften;
contracten;
grootboekadministratie;
loonadministratie;
voorraadgegevens.

Deze verplichting komt vanuit de Belastingdienst. Zij moeten jouw administratie kunnen controleren als dat nodig is. Je mag de administratie zowel digitaal als op papier bewaren, zolang deze maar goed leesbaar, volledig en toegankelijk is. (Belastingdienst, z.d.).

Stappenplan voor het bijhouden van je financiële administratie

Volg onderstaand stappenplan als je je financiële administratie goed bijhoudt:

Kies een methode: werk met boekhoudsoftware, Excel of schakel een professional in.
Verzamel documenten: facturen, bonnetjes, contracten en bankafschriften zijn cruciaal.
Verwerk periodiek: plan vaste momenten om je administratie actueel te houden.
Controleer regelmatig: check op volledigheid en correctheid.
Maak overzichtelijke rapporten: hiermee krijg je inzicht in je financiële gezondheid.

Een goed gestructureerd proces maakt het makkelijker om je administratie netjes te houden en voorkomt dat je belangrijke informatie over het hoofd ziet.

Beheer je financiële administratie met Payt

Met Payt automatiseer je veel taken die komen kijken bij het beheren van je financiële administratie. Vooral op het gebied van debiteurenbeheer biedt Payt voordelen:

Facturen tot 50% sneller betaald
Automatische betalingsherinneringen
Real-time overzicht van openstaande facturen
Overzichtelijke rapportages

Payt helpt je niet alleen met het bijhouden van je financiële administratie, maar zorgt er ook voor dat je meer tijd overhoudt voor andere belangrijke onderdelen van je bedrijf.

Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure of plan direct een demo in.

Brochure downloaden

Algemene brochure