In het bedrijfsleven heb je te maken met debiteuren en crediteuren. De debiteur is een persoon of organisatie die moet betalen voor geleverde producten of diensten. Als crediteur is een effectief en goed geregeld debiteurenbeheer van groot belang voor het voortbestaan van het bedrijf. Een crediteur is de persoon of het bedrijf dat goederen of diensten heeft geleverd aan de debiteur.
Maar wat is debiteurenbeheer nu precies? Waarom is het zo belangrijk en hoe kun je het verbeteren?
Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is het beheer van openstaande facturen. Dit beheer bestaat uit activiteiten zoals:
- Het sturen van facturen.
- Controleren of klanten hun rekeningen kunnen betalen.
- Betalingsherinneringen sturen.
- Afspraken maken voor betaling.
- Communiceren met klanten om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd binnenkomen.
Debiteurenbeheer helpt bedrijven om financiële problemen te voorkomen. Het zorgt voor een goede instroom van geld, omdat het ervoor zorgt dat klanten op tijd betalen.
Het begint met het verzenden van facturen naar klanten. Het is belangrijk om betalingstermijnen goed in de gaten te houden, zodat klanten op tijd betalen.
Daarnaast speelt het herinneren van klanten aan openstaande betalingen een belangrijke rol in het debiteurenbeheer. Door klanten vriendelijk te herinneren aan openstaande betalingen, wordt de kans vergroot dat betalingen op tijd worden ontvangen.
Hierdoor heeft het bedrijf genoeg geld om goed te blijven draaien.
Denk hierbij aan vriendelijke herinneringen tot meer formele aanmaningen, afhankelijk van de situatie. Betalen klanten niet op tijd? Dan kun je stappen ondernemen om de betaling af te dwingen, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Het doel van debiteurenbeheer is altijd om ervoor te zorgen dat openstaande bedragen worden betaald en dat de financiën van de organisatie goed blijven stromen.
Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?
Een debiteurenbeheerder is iemand die ervoor zorgt dat debiteuren hun rekeningen op tijd betalen. Deze houdt in de gaten of betalingen worden nagekomen en doet wat nodig is om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, zoals:
- Versturen van rekeningen naar klanten.
- Praten met klanten over openstaande betalingen.
- Sturen van herinneringen als de betaling bijna moet gebeuren, om klanten vriendelijk te laten weten dat de betaling binnenkort moet worden voldaan.
- Onderhandelen over betalingsplannen als dat nodig is.
- Beoordelen van hoe goed klanten hun rekeningen kunnen betalen voordat ze iets kopen.
- Vaststellen van betaalregels (bijvoorbeeld betalingstermijnen en boetes voor te late betaling).
- Rapporteren en analyseren van betalingsgedrag om trends en risico’s te begrijpen.
- Stappen ondernemen om het geld te krijgen als mensen niet betalen.
Deze taken helpen het bedrijf om goed met openstaande betalingen om te gaan en ervoor te zorgen dat het financieel gezond blijft.
Wat is een debiteurenbeheerder?
Een debiteurenbeheerder is iemand die ervoor zorgt dat debiteuren hun rekeningen op tijd betalen. Deze houdt in de gaten of betalingen worden nagekomen en doet wat nodig is om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, zoals:
- Versturen van rekeningen naar klanten.
- Praten met klanten over openstaande betalingen.
- Sturen van herinneringen als de betaling bijna moet gebeuren, om klanten vriendelijk te laten weten dat de betaling binnenkort moet worden voldaan.
- Onderhandelen over betalingsplannen als dat nodig is.
- Beoordelen van hoe goed klanten hun rekeningen kunnen betalen voordat ze iets kopen.
- Vaststellen van betaalregels. (bijvoorbeeld betalingstermijnen en boetes voor te late betaling)
- Rapporteren en analyseren van betalingsgedrag om trends en risico’s te begrijpen.
- Stappen ondernemen om het geld te krijgen als mensen niet betalen.
Deze taken helpen het bedrijf om goed met openstaande betalingen om te gaan en ervoor te zorgen dat het financieel gezond blijft.
Meer weten over het uitbesteden van uw debiteurenbeheer?
Competenties van een debiteurenbeheerder
Debiteurenbeheer is werk waarbij het nodig is om nauwkeurig taken uit te voeren. Analytisch vermogen (slim nadenken en goede beslissingen nemen) is belangrijk om situaties snel in te schatten.
Het is verder van belang om in het contact met debiteuren over communicatieve vaardigheden te beschikken. Denk hierbij aan duidelijke taal, actief luisteren, het tonen van begrip (empathie) en geduld.
- Duidelijke taal: in plaats van te zeggen “U heeft nog niet betaald”, kun je zeggen “De betaling van factuur 12345 is nog niet ontvangen.”
- Actief luisteren: in plaats van meteen met een oplossing te komen, kun je zeggen “Ik begrijp dat je moeite hebt om de betaling te doen. Kun je me vertellen wat er aan de hand is?”
- Tonen van begrip: in plaats van te zeggen “U moet gewoon de betaling doen”, kun je zeggen “Ik begrijp dat u het moeilijk heeft om de betaling te doen. Ik wil graag helpen om een oplossing te vinden.”
- Geduld: in plaats van boos of geïrriteerd te worden als de debiteur niet direct reageert, kun je zeggen “Ik begrijp dat u het druk heeft. Ik neem later nog contact met u op.”
Daadkracht is ook een belangrijke eigenschap voor een bedrijf dat financieel gezond wil blijven. Door een krachtige aanpak in debiteurenbeheer kunnen bedrijven ervoor zorgen dat klanten hun facturen op tijd betalen. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf de inkomsten heeft die nodig zijn om te kunnen functioneren.
Een debiteurenbeheerder moet snel handelen als de betalingstermijn voorbij is of als er een probleem (dispuut) is. Het is handig als ze overtuigend kunnen praten met degenen die moeten betalen, zodat ze begrijpen waarom het belangrijk is om meteen te betalen. In het kort zijn dit de belangrijkste competenties van een debiteurenbeheerder:
- Nauwkeurig werken.
- Communicatieve vaardigheden (luisteren, duidelijk spreken en onderhandelen).
- Daadkracht en overtuigingskracht.
- Analytische vaardigheden.
Welke werkzaamheden voert een debiteurenbeheerder uit?
Een debiteurenbeheerder regelt alles rond het debiteurenbeheer proces: stelt facturen op, verwerkt deze in de boekhouding en verstuurt ze naar de juiste debiteuren. Daarnaast is het een taak om erop toe te zien dat debiteuren de facturen op tijd (voor het verval van de betalingstermijn) betalen. Als dat niet het geval is, volgt de debiteurenbeheerder het stappenplan bij onbetaalde facturen en stuurt deze een herinnering of neemt hij of zij contact op.
Dit kan door de debiteur te bellen, vragen te stellen en eventueel samen een afspraak te maken over hoe ze kunnen betalen. Deze afspraken worden dan genoteerd in de administratie. Blijft de betaling na een factuurherinnering uit? Dan verstuurt een debiteurenbeheerder een herinnering. Ook kan het zo zijn dat er een conflict over de betaling is en dat er daarvoor een oplossing gevonden moet worden.
Tips om het debiteurenbeheer te verbeteren
Zoals gezegd, is een goed debiteurenbeheer belangrijk voor het voortbestaan van jouw onderneming. Kan jouw debiteurenbeheer wel een opfrisser gebruiken? Door deze tips te volgen, kun je ervoor zorgen dat het beheer van openstaande betalingen beter gaat en dat er minder kans is op betalingen die te laat komen of helemaal uitblijven.
- Leg afspraken vast: maak duidelijke betalingsafspraken en communiceer deze vooraf duidelijk naar de klant om problemen te voorkomen.
- Factureer op de juiste manier: stem jouw facturering af op de wensen van jouw klant om het betalingsproces makkelijker te maken en controleer of de factuur correct is aangeleverd.
- Zorg voor een overzicht van openstaande facturen: houd een overzicht bij van openstaande facturen om op tijd (voor de vervaldatum van de betalingstermijn) actie te kunnen ondernemen. Payt helpt bij het bijhouden van openstaande facturen door deze automatisch te verwerken, op te volgen en te herinneren.
- Maak een plan en volg dit op: maak een plan om openstaande facturen betaald te krijgen en volg dit op. Dit omvat het sturen van herinneringen en het maken van telefonisch contact als dat nodig is.
- Wees vriendelijk, maar duidelijk: communiceer duidelijk (zonder dubbelzinnigheid of verwarring) over betalingsafspraken. Vraag op een vriendelijke manier om betaling.
- Schakel een incassobureau in: als de betaling uitblijft, is het verstandig om een incassobureau in te schakelen. Zo kun je eerder het geld van de openstaande facturen ontvangen dan wanneer je zelf achter de betaling aan moet zitten.
Hoe meet ik een effectief debiteurenbeheer?
Met een verstandig en effectief debiteurenbeheer kun je de instroom van geld verbeteren. Maar op welk moment kun je jouw debiteurenbeheer nu als effectief beschouwen en misschien nog wel belangrijker: hoe kun je dit meten? Aan de hand van de volgende drie KPI’s kun je de invloed van doeltreffend debiteurenbeheer op jouw bedrijf eenvoudig beoordelen:
- In hoeveel dagen een factuur gemiddeld betaald wordt.
- Het gemiddeld aantal dagen dat te laat wordt betaald.
- Het aantal afgeboekte facturen als ‘niet betaald’. Dit moet laag zijn.
Geen afdeling debiteuren?
Wil je jouw debiteurenbeheer verbeteren, maar heb je geen debiteurenbeheerder in dienst? Er is een oplossing als uitstekend alternatief voor een debiteurenbeheerder: het debiteurenbeheer uitbesteden aan de software van Payt. Debiteurenbeheer is in meerdere opzichten van groot belang. Bijvoorbeeld om de cashflow te optimaliseren en meer werkkapitaal beschikbaar te hebben.
De software van Payt neemt het debiteurenbeheer namelijk over door ervoor te zorgen dat betalingen van debiteuren zo snel mogelijk binnenkomen. De software voor debiteurenbeheer zorgt voor een actueel overzicht van debiteuren en openstaande facturen. Door de efficiënte software betalen debiteuren sneller, waarbij de klantrelatie goed blijft en het debiteurenrisico vermindert.
Debiteurenbeheer automatiseren
Het bijhouden van jouw debiteurenadministratie kan veel tijd en energie kosten, wanneer je veel facturen verstuurt of debiteuren hebt. Gelukkig zijn er tegenwoordig geautomatiseerde oplossingen beschikbaar die kunnen helpen bij het automatiseren van jouw debiteurenmanagement. De software van Payt biedt verschillende functies, zoals elektronisch factureren en het controleren van de kredietwaardigheid van jouw debiteuren.
De software heeft daarnaast integraties met verschillende boekhoudprogramma’s om jouw administratie nog makkelijker te maken. Je hoeft het namelijk niet alle gegevens handmatig in te voeren, doordat het systeem dit voor je doet. Verder is het mogelijk om per factuur met jouw debiteuren te communiceren in de software. Op deze manier kom je er eenvoudig achter waarom de debiteur de openstaande factuur niet betaalt.
Een goed debiteurenbeheer is belangrijk voor het voortbestaan van jouw bedrijf. Het gaat hierbij om het versturen van duidelijke facturen en het bewaken van wettelijke betalingstermijnen. Als de betaling uitblijft, is het handig om direct actie te ondernemen een incassobureau in te schakelen (wanneer je sneller de betaling wilt ontvangen). Door gebruik te maken van de geautomatiseerde oplossingen van Payt bespaar je tijd en energie en zorg je voor een efficiënter debiteurenbeheer.
