Wat is een Peppol ID?

Een Peppol ID is een uniek identificatienummer waarmee een organisatie zich kan aanmelden op het Peppol-netwerk. Dit netwerk maakt het mogelijk om elektronische documenten, zoals e-facturen, veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen tussen bedrijven en overheden over de hele wereld. Met een Peppol ID weten systemen precies naar wie zij een e-factuur moeten sturen.

Inhoudsopgave:

Wat is het belang van een Peppol ID?

Een Peppol ID zorgt ervoor dat je organisatie zichtbaar en bereikbaar is op het Peppol-netwerk. Zonder een Peppol ID kun je geen e-facturen via dit netwerk versturen of ontvangen. Voor veel organisaties is e-facturatie via Peppol belangrijk, omdat het:

• sneller en veiliger werkt dan traditionele facturatie
• fouten door handmatige invoer vermindert
• de verwerking direct in boekhoud- of ERP-systemen mogelijk maakt

Daarnaast groeit het gebruik van Peppol wereldwijd, met steeds meer landen die elektronisch factureren verplichten voor bedrijven.

De verschillende Peppol Identifiers

Een Peppol ID bestaat uit twee delen: het Scheme ID en het Participant ID. Samen vormen ze een uniek adres op het Peppol-netwerk, bijvoorbeeld 0208:0123456789.

0208: Dit identificatieschema wordt vaak gebruikt voor het Belgische ondernemingsnummer (KBO-nummer).
9925: Deze code wordt gebruikt wanneer een bedrijf wordt geïdentificeerd op basis van het btw-nummer in België.
0088: Deze identifier staat voor GLN (Global Location Number). Dit is een internationaal nummer dat gebruikt wordt door bedrijven met meerdere locaties of afdelingen.
0106: Dit betekent dat de Peppol ID gebaseerd is op het Kamer van Koophandel-nummer van een Nederlandse organisatie.

Hoe krijg je een Peppol ID toegekend?

Je krijgt een Peppol ID zodra je jouw organisatie registreert via een Peppol Access Point. Dit is een gecertificeerde serviceprovider die je toegang geeft tot het Peppol-netwerk. Zodra de registratie is voltooid, wordt jouw organisatie gekoppeld aan een uniek Peppol ID.

Veel boekhoud- en facturatiesoftware kunnen deze registratie voor je verzorgen, zodat je automatisch een geldig Peppol ID ontvangt.

Kun je meerdere Peppol ID’s hebben?

Ja, het is mogelijk om meer dan één Peppol ID te hebben. Sommige bedrijven kiezen ervoor om verschillende identificaties te registreren, bijvoorbeeld één op basis van hun KvK-nummer en één op basis van hun btw-nummer of GLN-nummer.

Dit is soms nodig omdat klanten of landen verschillende identificatievormen vereisen, of omdat het bedrijf meerdere juridische entiteiten gebruikt.

Hoe zoek je een Peppol ID op?

Wil je weten wat de Peppol ID van een bedrijf is? In veel gevallen kun je een Peppol ID opzoeken in de officiële Peppol Directory, waarop bedrijven wereldwijd geregistreerd zijn. Je kunt zoeken op bedrijfsnaam, ondernemingsnummer of btw-nummer om de bijbehorende Peppol ID te vinden voordat je een elektronische factuur verstuurt.

Daarnaast bieden sommige administratieve tools en softwareoplossingen ingebouwde zoekfuncties voor Peppol ID’s, zodat je ze direct vanuit je facturatie- of ERP-systeem kunt opzoeken.

Wat als ik een factuur naar een verkeerde Peppol ID heb gestuurd?

Als je een e-factuur naar een verkeerde Peppol ID hebt gestuurd, kan het gebeuren dat de factuur niet bij de juiste organisatie aankomt. Helaas kun je de verzonden factuur niet meer terughalen zodra deze over het Peppol-netwerk is verzonden. In dat geval zijn de meeste oplossingen:

• Corrigeer de identifier in je systeem
• Maak een creditnota op voor de foutieve factuur
• Verstuur de juiste factuur opnieuw naar de correcte Peppol ID

Voorkom fouten door vooraf Peppol ID’s te controleren en te beheren in je facturatiesysteem.

Facturen via Peppol verzenden met Payt

Met Payt kun je eenvoudig e-factureren via Peppol verzenden en ontvangen. Zodra je organisatie via Payt is aangesloten op het Peppol-netwerk, kun je e-facturen rechtstreeks via Peppol verzenden.

Payt zorgt ervoor dat je facturen automatisch in het juiste formaat worden verzonden naar het juiste Peppol ID. Bovendien kun je eenvoudig volgen of een factuur succesvol is afgeleverd.

Als je factureert via Payt, verzend je dus via Peppol. Bovendien ontvang je de andere voordelen die Payt biedt, namelijk:

• Geautomatiseerde opvolging: hierdoor worden facturen 30-50% sneller betaald.
• Tijdbesparing tot 80% door automatisering.
• Een duidelijk overzicht van je openstaande facturen

Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure of plan vrijblijvend een demo.