Wanneer een klant het niet eens is met een factuur, spreken we van een dispuut. De klant betaalt jou hierbij niet eerder voordat het dispuut is opgelost. Naast een verstoorde klantrelatie leidt dit ook tot financiële gevolgen voor jouw bedrijf. Het is daarom belangrijk om snel tot een oplossing te komen.
Wat is een dispuut?
Een dispuut is een geschil tussen twee partijen, in dit geval jouw bedrijf en een klant. De klant is het niet eens met de factuur en betaalt daarom niet.
Oorzaken van een dispuut
Een dispuut kan verschillende oorzaken hebben, zoals een:
- klacht over de geleverde producten of diensten,
- fout op de factuur,
- misverstand over de gemaakte afspraken.
Gevolgen voor uw bedrijf
Een dispuut kan nare gevolgen hebben voor jouw bedrijf. Als een klant weigert te betalen, kan dit leiden tot cashflowproblemen. Je mist tenslotte de inkomsten die je had verwacht te ontvangen. Ook zorgt zo’n situatie voor een vertrouwensbreuk met de klant, wat ook negatieve mond-tot-mondreclame en reputatieschade voor jouw bedrijf tot gevolg heeft.
Lees in dit artikel hoe je cashflow problemen kunt herkennen en oplossen.
Dispuut management: oplossen van een dispuut
Wanneer jouw klant een dispuut meldt, is het belangrijk dat je als debiteurenbeheerder zo snel mogelijk met een oplossing komt. Zo voorkom je dat de situatie escaleert en dat er onnodige kosten worden gemaakt.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat:
- je een nieuwe factuur opstelt,
- er een verrekening plaatsvindt,
- er afspraken worden gemaakt over de geleverde producten of diensten.
Door een dispuut op een professionele manier aan te pakken, voorkom je verdere conflicten en kun je de relatie met de klant behouden of zelfs verbeteren!
Voorkomen van een dispuut
Goed debiteurenbeheer speelt een cruciale rol bij het voorkomen van disputen. Zorg dat jouw facturatieproces op orde is en dat je duidelijk afspraken maakt met jouw klanten. Een geautomatiseerd proces kan je hierbij helpen. Door het debiteurenbeheerproces te automatiseren, kun je namelijk tijdig ingrijpen als er een dispuut dreigt te ontstaan. Er zijn verschillende softwareoplossingen die hierbij kunnen helpen. Met behulp van zo’n systeem kun je snel en gemakkelijk communiceren met de klant, alle relevante informatie op één plek opslaan en het proces monitoren.
Gratis kennismaken met geautomatiseerd debiteurenbeheer?
Benieuwd of automatisch debiteurenbeheer iets is voor jouw bedrijf? Vraag de gratis persoonlijke demo aan en ontvang binnen een half uur alle voordelen op een rijtje.
