Wat is een UBL factuur?

Een UBL factuur is een digitale factuur in een gestandaardiseerd XML-formaat. UBL staat voor Universal Business Language. Dit is een internationale standaard voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten. Met een UBL factuur verstuur je factuurdata direct van het ene softwarepakket naar het andere, zonder handmatige invoer.

Inhoudsopgave:

Wat is het verschil tussen een UBL factuur en een gewone factuur?

Een gewone factuur stuur je als pdf. De ontvanger moet de gegevens dan handmatig invoeren in zijn boekhoudprogramma. Bij een UBL factuur gebeurt dit automatisch. Het UBL formaat zorgt ervoor dat de factuurdata direct wordt herkend en verwerkt, zonder fouten en zonder extra handelingen.

Een pdf factuur kan een computer niet automatisch lezen. Hij kan bijvoorbeeld niet zien wat het factuurbedrag is of wie de afzender is. Een UBL factuur wel. Alle gegevens zijn voorzien van een XML-tag, waardoor software de factuur direct begrijpt en verwerkt.

Is een UBL factuur verplicht?

Ja, in sommige gevallen is een UBL factuur verplicht. Bedrijven die zakendoen met de Nederlandse overheid zijn sinds april 2019 verplicht om facturen in UBL formaat aan te leveren. Doen ze dit niet, dan worden de facturen niet in behandeling genomen.

Daarnaast wordt UBL facturatie steeds vaker verplicht voor B2B-transacties binnen de EU. Onder het Europese wetsvoorstel VAT in the Digital Age moet elektronisch factureren vanaf 2028 de norm zijn binnen Europa. In België is e-facturatie voor B2B-transacties al verplicht vanaf 2026.

Het is dus verstandig om nu al te starten met UBL facturatie, zodat je tijdig klaar bent voor de toekomst.

Hoe maak je een UBL factuur?

Een UBL factuur maken doe je niet in Word of Excel. Je hebt hiervoor facturatiesoftware of een boekhoudpakket nodig dat het UBL formaat ondersteunt, zoals Exact, Moneybird of Twinfield. Deze software genereert automatisch een UBL bestand bij elke factuur die je verstuurt. Zo hoef je er zelf niet over na te denken.

Technisch gezien ziet een UBL factuur er als volgt uit: een XML-bestand waarin alle factuurgegevens zijn opgenomen met gestructureerde tags. Denk aan gegevens zoals:

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Naam en adres van de verzender en ontvanger
• Factuurbedrag exclusief en inclusief btw
• Betalingstermijn

Voor de gebruiker is dit onzichtbaar, de software regelt dit op de achtergrond. Wat de ontvanger ziet, is gewoon een leesbare factuur. Het XML-bestand wordt meegestuurd als bijlage.

UBL 2.0 en UBL 2.1: wat is het verschil?

UBL 2.1 is de huidige standaard voor Peppol en het overgrote deel van Europese e-facturatieplatforms. Het bevat uitgebreidere ondersteuning voor regelitems, creditnota’s en aanvullende internationale factuurvelden. UBL 2.0 is de voorganger en wordt nog door sommige oudere systemen ondersteund, maar is verouderd voor nieuwe implementaties.

De verschillen tussen beide versies zijn voor een standaardfactuur overigens minimaal. Het belangrijkste onderscheid is dat UBL 2.1 officieel is vastgesteld als internationale ISO/IEC-standaard. TriFact365 De Europese norm EN 16931, ook wel de kernfactuur genoemd, is gebaseerd op UBL 2.1 en geldt als de norm voor e-facturatie binnen de EU. Voor nieuwe implementaties wordt UBL 2.1 dan ook altijd aanbevolen.

Wat is het Peppol-netwerk?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en is een Europees netwerk waarover facturen en andere zakelijke documenten veilig uitgewisseld kunnen worden. Via het Peppol-netwerk stuur je UBL facturen naar KvK- en OIN-nummers, zonder dat de verzender en ontvanger elkaar persoonlijk hoeven te kennen.

Voor facturen richting de Nederlandse overheid is het gebruik van het Peppol-netwerk verplicht. Steeds meer bedrijven sluiten zich ook voor B2B-transacties aan op dit netwerk, omdat het de factuurverwerking aanzienlijk versnelt.

Wat zijn de voordelen van UBL facturatie?

UBL facturen bieden verschillende voordelen ten opzichte van traditionele facturen:

• Minder fouten: de factuurdata wordt automatisch ingelezen, waardoor handmatige invoerfouten niet meer mogelijk zijn.
• Tijdbesparing: je hoeft facturen niet meer handmatig te downloaden, op te slaan of in te voeren in je boekhoudpakket.
• Beter inzicht: doordat facturen direct in de boekhouding landen, heb je altijd een actueel overzicht van je administratie.
• Minder kosten: minder handmatige handelingen betekent minder mankracht en dus lagere kosten.
• Snellere verwerking: omdat de factuur direct wordt ingelezen, wordt deze ook sneller ter betaling klaargezet bij de ontvanger.

UBL facturen en debiteurenbeheer

Een UBL factuur zorgt ervoor dat jouw factuur snel en foutloos aankomt bij de ontvanger. Maar daarmee ben je er nog niet. Want wordt de factuur ook daadwerkelijk op tijd betaald?

Daar helpt Payt bij. Payt koppelt met jouw boekhoudpakket en zorgt voor de volledige opvolging van je facturen. Van automatische betalingsherinneringen tot persoonlijk contact met je debiteuren, Payt houdt de controle bij jou. Zo combineer je de efficiëntie van UBL facturatie met een professioneel debiteurenbeheerproces.

Ontdek hoe Payt jouw debiteurenbeheer eenvoudiger en effectiever maakt.