Stappenplan om een factuurbrief op te stellen
Met onderstaande stappen schrijf je eenvoudig een duidelijke en professionele factuurbrief die bij je organisatie past. Deze aanpak zorgt voor overzicht en vergroot de kans op een snelle betaling.
Stap 1: Start met een eigen sjabloon
Open een leeg document (bijvoorbeeld in Word of Pages) en creëer een basisfactuurbrief die je kunt hergebruiken. Voeg je bedrijfsnaam, logo en tone of voice toe, zodat het document professioneel en herkenbaar is voor de ontvanger.
Stap 2: Vermeld je bedrijfsgegevens
Plaats linksboven je bedrijfsnaam en volledig adres. Gebruik het standaard adresformaat:
- Naam
- Bedrijfsnaam
- Straat + huisnummer
- Postcode + plaats
- Datum
Stap 3: Voeg de klantgegevens toe
Vermeld duidelijk aan wie de factuur gericht is. Daarmee laat je zien dat je weet met wie je zaken doet, wat professioneel overkomt. Denk aan:
- Naam ontvanger
- Titel
- Bedrijfsnaam
- Adres
Stap 4: Begin met een persoonlijke aanhef
Gebruik dezelfde naam als in het adres, eventueel aangevuld met een titel zoals “mevrouw”, “de heer” of “Dr.”. Voeg een korte, vriendelijke openingszin toe. Bijvoorbeeld:
Beste meneer [achternaam],
Ik hoop dat alles goed met u gaat.
Stap 5: Kom snel ter zake
Na de introductie geef je direct aan waarom je schrijft. Houd het kort en concreet. Zo weet de ontvanger meteen wat er van hem of haar wordt verwacht.
Bijvoorbeeld:
Bijgevoegd vindt u factuur 2023-015 voor het project ‘Websiteonderhoud’. De betalingstermijn is 14 dagen. Bij tijdige betaling ontvangt u 5% korting.
Voor vragen kunt u contact opnemen via [e-mailadres of telefoonnummer].
Stap 6: Sluit klantgericht af
Sluit af met een beleefde regel en voeg je naam en (indien van toepassing) handtekening toe. Bijvoorbeeld:
Bij voorbaat dank,
[Handtekening]
[Jouw naam]
Vermeld onderaan ook eventuele bijlagen, zoals: Bijlage: Factuur 2023-015
