Loop je regelmatig tegen het probleem dat klanten hun facturen niet op tijd betalen? Wanneer dit te vaak of te veel gebeurt, kan dat nadelige gevolgen hebben voor de cashflow van jouw bedrijf. Om ervoor te zorgen dat jouw klanten – consumenten of zakelijke klanten – alsnog hun rekeningen betalen, kun je een betalingsherinnering sturen. In deze blog vind je tips die kunnen helpen hoe klanten te benaderen.
Betalingsherinnering: wat is het?
Merk je op dat er nog facturen van klanten openstaan? In dat geval kun je de klant middels een vriendelijke betalingsherinnering laten weten dat de betalingstermijn is verstreken. In de herinnering kun je een nieuwe termijn vaststellen waarbinnen het openstaande bedrag betaald moet worden. Wel is het handig om bij het versturen van de betalingsherinnering rekening te houden met een aantal aandachtspunten. Deze zullen we in de blog toelichten.
Wanneer een betalingsherinnering versturen?
Als een factuur niet is betaald door een klant, is het raadzaam dat je een vaste termijn aanhoudt voor het versturen van een betalingsherinnering. Wanneer je dat doet is afhankelijk van de duur van de oorspronkelijke betalingstermijn. We raden je aan om de klant na de verstreken betalingstermijn voldoende gelegenheid te geven te betalen voordat hij een herinnering ontvangt. Verderop in de blog lees je welke termijn raadzaam is. Het is namelijk belangrijk dat er een goede balans is tussen enerzijds het zo snel mogelijk versturen van de herinnering en anderzijds ruimte geven aan de klant om alsnog te betalen. Er kan immers sprake zijn van onmacht of een andere legitieme reden voor de openstaande factuur. Tegelijk wil je niet de indruk wekken dat het op tijd betalen een vrijblijvende optie is.
Daarnaast laat je met het versturen van een herinnering zien dat je de klant respecteert, maar dat die zich ook aan de afspraken moet houden. Zeker tussen bedrijven leidt dit tot een sterkere relatie en worden eventuele problemen zoveel mogelijk voorkomen.
Betalingsherinnering sturen een wettelijke verplichting?
Het is goed voor te stellen dat je na het verstrijken van een betalingstermijn jouw klant een herinnering wilt sturen. Afhankelijk van het type klant zijn hier al dan niet wettelijke regelingen aan verbonden. Dit heeft er vooral mee te maken of jouw organisatie zich richt op consumenten (B2C) of op bedrijven (B2B).
Consumenten
Valt jouw doelgroep onder B2C en heb je een klant die een betaling niet heeft voldaan? In dat geval kun je een eerste herinnering versturen. Heeft dit niet het gewenste effect gehad, dan dien je een zogenaamde ‘WIK-brief’ of ‘veertiendagenbrief’ te verzenden. Volgens deze verplichting die is opgenomen in de Wet Incasso Kosten (WIK), kun je een klant sommeren de openstaande kosten binnen 14 dagen te betalen. Hier hoef je geen extra incassokosten voor te rekenen. Wanneer de betaling na de periode van 14 dagen nog steeds niet is gedaan, mogen incassokosten in rekening gebracht worden.
Zakelijke klanten
Als een factuur gericht aan een bedrijf onbetaald blijft, ben je niet verplicht om een aanmaning te sturen. Wel is het goed om de debiteur te herinneren aan de openstaande factuur. Dit voorkomt dat de zakelijke relatie verstoord wordt. Door proactief betalingsherinneringen te sturen aan debiteuren blijft de communicatie soepel en zakelijk verlopen.
Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning
Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit voornamelijk in de toon en urgentie. Een betalingsherinnering is doorgaans vriendelijk van aard en dient als een eerste herinnering aan de klant. Anderzijds is een aanmaning formeler en dringender. Bovendien worden aan te late betalingen vaak extra incassokosten toegevoegd.
Gegevens op een betalingsherinnering
Wil je een betalingsherinnering sturen, dan is het belangrijk een aantal gegevens bij de hand te hebben. Door de gegevens en verwachtingen zo helder mogelijk te noteren, kun je een klant volledig informeren over de huidige stand van zaken. Vermeld in ieder geval de volgende gegevens:
- Klantgegevens: zorg ervoor dat de naam en contactgegevens van de klant correct zijn vermeld.
- Factuurinformatie: vermeld het factuurnummer, de vervaldatum en het te betalen bedrag.
- Betaalinstructies: voeg duidelijke instructies toe met beschikbare betaalopties. Denk aan bankgegevens, een betaallink of een QR-code. Zou je deze optie te ingewikkeld of ontoegankelijk maken, dan kan een klant de factuur alsnog laten liggen.
Voorbeeld van een betalingsherinnering
Om een klant zoveel mogelijk aan te moedigen direct tot betaling over te gaan, raden we aan de betalingsherinnering met een klantvriendelijke en duidelijke toon op te zetten. Raadpleeg onderstaand voorbeeld dat je kunt gebruiken als opzet voor de betalingsherinnering aan jouw klant.
Datum: DD-MM-JJ
Betreft: Betalingsherinnering
Beste [klantnaam],
Wij willen u herinneren aan de openstaande factuur met factuurnummer [factuurnummer] die op [vervaldatum] betaald had moeten zijn. Het te betalen bedrag is [bedrag in euro’s]. De betreffende factuur vindt u in de bijlage.
Om de betaling zo soepel mogelijk te laten verlopen, kunt u onderstaande bankgegevens raadplegen:
Betaalgegevens:
IBAN: NL01 BANK 1234 4568 90 t.n.v. [rekeninghouder]*
o.v.v. Betalingskenmerk / Factuurnummer*
Bijgevoegde betaallink / QR-code*
We verzoeken u vriendelijk de betaling binnen [aantal dagen] na dagtekening van deze brief te voldoen om verdere stappen te voorkomen.
Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Bedankt voor uw medewerking en mocht u vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Met vriendelijke groet,
[Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens]
Tips voor het sturen van betalingsherinneringen
Wil je de kans op tijdige betalingen van klanten verhogen, volg dan onderstaande tips op bij het versturen van betalingsherinneringen.
1. Voeg de openstaande factuur toe aan de betalingsherinnering
Nu kan het zomaar zijn dat een klant een openstaande factuur nog niet heeft betaald, simpelweg omdat die niet goed is ontvangen. Wil je een herinnering sturen, voeg de factuur dan altijd toe als bijlage. Hiermee maak je het de klant gemakkelijker de betreffende kosten in te zien. Door bovendien alle nodige gegevens toe te voegen aan de betalingsherinnering, wordt de kans op betaling groter.
2. Houd een vaste en korte betalingstermijn aan
Eerder in de blog heb je al kunnen lezen dat het belangrijk is een vaste betalingstermijn aan te houden met een goede balans tussen het snel laten betalen en het geven van voldoende ruimte. De termijn is mede afhankelijk van de oorspronkelijke datum waarop de eerste betaling voldaan moest worden. We raden aan de volgende termijnen aan te houden en consistent te zijn bij iedere betalingsherinnering die je stuurt.
- Heeft jouw klant een bestelling gedaan en diende hij binnen 0-14 dagen te betalen? Een geschikte betalingstermijn voor de nieuwe betaaldatum na dagtekening van de herinnering bedraagt 5 dagen.
- Bij een oorspronkelijke betalingstermijn van 15-30 dagen, bedraagt de nieuwe termijn na dagtekening 7 dagen.
- Was het oorspronkelijke betalingstermijn 31 dagen of langer, dan bedraagt de nieuwe termijn na dagtekening 10 dagen.
3. Stuur maximaal één betalingsherinnering
Verstuur tot slot maximaal één exemplaar van de betalingsherinnering. Is de nieuwe betaaltermijn verstreken, dan kan een aanmaning met incassokosten volgen. Dit is doeltreffender dan het versturen van meerdere genummerde herinneringen wat voor de debiteur onduidelijkheid geeft. De verwachting kan namelijk ontstaan dat de debiteur extra tijd krijgt om te betalen.
Wanneer je maximaal één betalingsherinnering stuurt, dan scheelt dat aanzienlijk veel tijd en administratieve inspanning. Het debiteurenbeheer binnen jouw bedrijf wordt efficiënter en de tijd die je bespaart, kun je besteden aan het vinden van een oplossing voor (terugkerende) betalingsachterstanden. Het versturen van een enkele herinnering gevolgd door een duidelijke vervolgstap als een aanmaning, leidt tot een directe en heldere benadering naar jouw klant. De kans is groter dat de betaling eerder wordt voldaan.
Wat is een herinneringsfactuur?
Een herinneringsfactuur of factuur herinnering wordt vaak gebruikt als synoniem voor een betalingsherinnering. Het kan net zo ingestoken worden als een betalingsherinnering. Soms wordt de oorspronkelijke factuur aangepast naar een herinneringsfactuur, waarbij oorspronkelijke gegevens worden gewijzigd. Dit is verboden in Nederland. In plaats van de bestaande factuur te wijzigen, moet er een nieuwe gewijzigde factuur aangemaakt worden.
Eventuele laatste redmiddelen
Heb je alles gedaan wat in jouw macht ligt om de betaling van een klant te ontvangen? Een laatste redmiddel is het starten van een incassoprocedure. In de praktijk gebeurt dit bijna niet. De incassoprocedure geeft namelijk geen ruimte aan de debiteur om de betaling toch nog te voldoen. Anderzijds is het erg goed voor te stellen dat je uiteindelijk geen andere mogelijkheid ziet. Informeer daarom goed naar de mogelijkheden voordat je deze stap neemt. Bij Payt staan we je graag te woord met advies.
Geautomatiseerde opvolging van betalingen met Payt
We begrijpen goed dat het opvolgen van betalingen en het versturen van betalingsherinneringen tijdrovend kan zijn. Met onze software voor geautomatiseerde opvolging wordt dit proces een stuk eenvoudiger voor jou en het team. Je kunt je vervolgens concentreren op wat echt belangrijk is: de groei van het bedrijf. Het automatisch opvolgen van openstaande facturen biedt de volgende voordelen:
- Aanzienlijke besparing in werk en tijd: het opvolgen van openstaande facturen is een tijdrovende bezigheid. Met Payt houd je tijd over om bijvoorbeeld binnenkomende vragen over facturen te beantwoorden.
- Volledige controle over het proces: je houdt de volledige controle over het debiteurenproces. Wil je bijvoorbeeld een vordering tijdelijk stilzetten, dan is dat met een enkele klik geregeld.
- Verbetering van cashflow: een consequent debiteurenbeheer zorgt voor een betere cashflow. Met automatisering heb je geen omkijken naar de opvolging.
- Status van alle facturen volgen: via een online dashboard dat aan jouw boekhoudsoftware is gekoppeld, kun je de status van facturatie eenvoudig volgen.
Betalingsherinnering sturen met de software van Payt
Het versturen van betalingsherinneringen is een van de zaken binnen jouw bedrijf waar je minimale tijd aan wilt besteden. Om het debiteurenbeheer binnen jouw bedrijf efficiënt in te richten, bieden we graag de nodige ondersteuning met onze geautomatiseerde opvolgingsdiensten. Ook staan we klaar met onze expertise om te helpen jouw betalingsprocessen te optimaliseren.
Heb je vragen over het opstellen en versturen van betalingsherinneringen of wil je meer weten over onze diensten? Neem gerust contact met ons op. We staan klaar om je te assisteren in het behouden van een gezonde cashflow voor jouw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Kan ik een betalingsherinnering automatiseren?
Ja, met softwaresystemen voor debiteurenbeheer kun je betalingsherinneringen automatiseren, wat tijd en moeite bespaart.
Wat moet ik doen als de klant niet reageert op de betalingsherinnering?
Als er geen reactie komt, is het nodig om een formelere aanmaning te sturen. Overweeg ook telefonisch contact op te nemen met de klant. Als een betaling uitblijft, kun je een incassotraject starten via de software voor debiteurenbeheer van Payt. Er wordt een overzichtelijk dossier bijgehouden dat je makkelijk kunt downloaden en kunt overdragen aan jouw deurwaarder of advocaat.
Mag ik kosten in rekening brengen voor een betalingsherinnering?
In Nederland mogen er aanmaningskosten in rekening worden gebracht, maar alleen na de eerste betalingsherinnering. De hoogte van de kosten is afhankelijk van de hoofdsom en is maximaal 15% met een minimum van € 40. Raadpleeg de wetgeving hierover. Daarnaast raden wij aan alleen kosten in rekening te brengen wanneer je er na een vriendelijke brief of een telefoongesprek niet uitkomt.
Wat zijn de juridische aspecten van betalingsherinneringen?
Betalingsherinneringen moeten voldoen aan de wettelijke vereisten. Ze moeten duidelijk, eerlijk en redelijk zijn en mogen de klant niet onnodig onder druk zetten.
Mijn klant heeft de betalingsherinnering niet ontvangen. Wat nu?
Het zorgt voor vertraging wanneer de klant de betalingsherinnering niet heeft ontvangen. Het maakt alleen niets uit voor de betaling. Verstuur de betalingsherinnering dan opnieuw.
Kan ik voor een oude factuur nog een betalingsherinnering sturen?
Dit is afhankelijk van hoe oud de factuur is. Bij consumenten is de verjaringstermijn 2 jaar en bij zakelijke klanten is de verjaringstermijn 5 jaar. De termijn gaat in vanaf het moment dat de betalingstermijn van de originele factuur is verstreken.
