Veelgestelde vragen over Payt

Nee, Payt is geen incassobureau. Payt heeft een debiteurenbeheersoftware dat bedrijven helpt om hun facturen sneller betaald te krijgen door het debiteurenproces te automatiseren.

Je behoudt altijd persoonlijk contact met je klant, terwijl Payt je helpt met herinneringen, overzicht en structuur.

De eigenaren van Payt zijn Sander Kamstra, Aziz Al-Harazi, Jelger Gustafsson, Rob Rustenburg en Jeroen Krosse.

Payt helpt organisaties om hun debiteurenbeheer te automatiseren. Met onze software verstuur je eenvoudig facturen, betalingsherinneringen en houd je overzicht over openstaande posten. Je hebt inzicht in je cashflow én de mogelijkheid om op elk moment persoonlijk contact te houden met je klant. Zo worden facturen gemiddeld 30–50% sneller betaald.

Bekijk op deze pagina wat Payt is.

Payt werd in 2012 opgericht door Sander Kamstra, Aziz Al-Harazi, Merijn Stapert, Rob Rustenburg en Jelger Gustafsson.

Nee, Payt is niet verkocht. Het bedrijf is onafhankelijk en wordt geleid door de oprichters en het huidige directieteam.

In juli 2024 heeft het echter een investering van € 55 miljoen ontvangen van Partech.

Samen bouwen we verder aan de uitbreiding van Payt in Europa en te investeren in kunstmatige intelligentie.

Voor meer informatie lees het artikel ‘Payt versnelt Europese uitbreiding met strategische investering van € 55M van Partech‘.

Payt is actief in Nederland, België, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland.

Onze software is beschikbaar in meerdere talen en afgestemd op de lokale markt, zodat je overal kunt profiteren van efficiënt debiteurenbeheer.

Payt is geschikt voor zowel mkb-bedrijven als grotere organisaties. Of je nu werkt in de mondzorg, automotive, accountancy of een andere sector.

Bekijk onze branchespagina om te zien waar wij allemaal actief in zijn.

Staat jouw branche er niet niet tussen? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Ja. Gegevensbeveiliging heeft bij Payt de hoogste prioriteit. Onze software is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd en voldoet aan alle relevante normen voor veilige gegevensverwerking.

In tegenstelling tot een traditioneel incassobureau, begint Payt al bij de eerste factuur. We automatiseren het debiteurenproces op een professionele en vriendelijke manier, zodat er minder openstaande facturen ontstaan én klantrelaties behouden blijven.

Pas als het nodig is, kun je vanuit Payt ook een incassotraject starten.

Zeker. Je kunt eenvoudig een vrijblijvende demo inplannen. We laten je stap voor stap zien hoe Payt werkt en hoe het jouw organisatie kan helpen om sneller betaald te krijgen en minder tijd kwijt te zijn aan debiteurenbeheer.

De kosten van Payt zijn afhankelijk van het aantal facturen dat je per maand verwerkt en de functionaliteiten die je nodig hebt. Je betaalt een vast bedrag per maand, zonder verrassingen.

Bekijk onze tarieven voor een volledig overzicht.

Als een klant niet op tijd betaalt, kun je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Dit zijn kosten die gemaakt worden om een factuur zonder tussenkomst van de rechter te innen.

Bij particuliere debiteuren is een laatste herinnering (WIK-brief) verplicht voordat incassokosten mogen worden gerekend. Deze herinnering moet:

• Een betaaltermijn van 14 dagen bevatten
• De hoogte van de incassokosten aankondigen

Je moet kunnen aantonen wanneer de WIK-brief is verzonden. Via Payt controleer je dit eenvoudig in de tijdlijn van de factuur.

Het incassotraject in Payt bestaat uit zes fasen. Deze stappen worden alleen uitgevoerd op werkdagen.

1. Aanmaning (dag 1): Brief, e-mail en sms met een betaaltermijn van 10 dagen.
2. Herinnering aanmaning (dag 6): Belrobot, e-mail en sms.
3. Tweede aanmaning (dag 12): Aangetekende e-mail of brief (bij onbekend e-mailadres) met een betaaltermijn van 8 dagen.
4. Herinnering tweede aanmaning (dag 17): E-mail en sms.
5. Ingebrekestelling (dag 21): Brief, e-mail en sms met een betaaltermijn van 5 dagen.
6. Pre-gerechtelijke fase (dag 27-31): De laatste herinnering over het aflopen van het incassotraject. Indien geen betaling volgt, kan de zaak worden doorgestuurd naar een deurwaarder.

Op dag 31 wordt een pre-gerechtelijke brief verstuurd met een betaaltermijn van 3 dagen. Als de debiteur dan niet betaalt, kan de zaak worden overgedragen aan een deurwaarder. Binnen Payt kun je een deurwaarder kiezen per zaak of als standaardinstelling voor alle incassozaken na de ingebrekestelling.

Soms lukt het een klant niet om een factuur in één keer te betalen. In Payt kun je eenvoudig een betalingsregeling aanbieden. Hiermee geef je jouw klant de ruimte om in termijnen te betalen, terwijl jij toch grip houdt op de betaling.

Met een betalingsregeling bepaal je zelf:

• Of het gaat om één factuur of meerdere openstaande bedragen
• Of de klant in vaste termijnen betaalt, op een vaste dag van de maand, of in afgesproken bedragen
• Hoe lang de regeling loopt en hoe je de bedragen wilt afronden

Zodra de regeling is aangemaakt, ontvangt de klant automatisch een overzicht van de betaalmomenten per e-mail. Voor elke termijn ontvangt je klant op tijd een herinnering, eventueel met een betaallink.

Bovendien kun je ervoor kiezen om:

• Zelf een voorstel te doen aan je klant
• Je klant zelf een voorstel te laten doen, dat je eenvoudig goed- of afkeurt

Tijdens de looptijd van een regeling worden reguliere herinneringen tijdelijk gepauzeerd. Zo blijft de communicatie overzichtelijk en professioneel.

Ja, in Payt bepaal je zélf wanneer facturen en herinneringen worden verzonden. Zo sluit het facturatieproces altijd aan bij jouw manier van werken.

Je stelt onder andere in:

• Wanneer de eerste herinnering wordt verzonden (bijvoorbeeld 7 dagen na de vervaldatum)
• Hoeveel herinneringen een klant ontvangt voordat het traject wordt afgerond of er een vervolgstap volgt
• De tussenliggende tijd tussen herinneringen (bijvoorbeeld elke 7 of 14 dagen)

Daarnaast kun je kiezen op welke dagen facturen en herinneringen wel of niet verstuurd mogen worden. Zo kun je bijvoorbeeld uitsluiten dat er berichten op zondag of op feestdagen worden verzonden.

Tip: Verstuur je herinneringen liever alleen op dagen dat de boekhouding is bijgewerkt? Dat stel je eenvoudig in.

Ja, dit kan.

Met verzamelherinneringen stuur je je klant één herinnering voor meerdere openstaande facturen. Dit is vooral handig als je debiteuren regelmatig meerdere facturen tegelijk ontvangen.

Je bepaalt zelf wanneer je verzamelherinneringen wilt inzetten:

• Vanaf de eerste herinnering (direct vanaf het begin)
• Of pas bij de laatste herinnering (als extra reminder)

Daarnaast kun je ook kiezen of dit voor alle klanten geldt, of alleen voor specifieke groepen op basis van betalingsafspraken (zoals bij maandelijkse betaling of projectfacturen).

Payt zorgt er automatisch voor dat alleen relevante facturen worden meegenomen in de verzamelherinnering. Denk aan:

• Facturen die al verzonden zijn
• Facturen met een openstaand bedrag (ook creditnota’s)
• Facturen die niet in een betalingsregeling of incassotraject zitten

Bovendien kun je instellen hoe vaak verzamelherinneringen worden verstuurd. Standaard gebeurt dit maximaal eens per 7 dagen. Zo voorkom je overbelasting én blijf je professioneel communiceren.

Met verzamelherinneringen in Payt automatiseer je niet alleen je opvolging, maar maak je het voor je klant ook makkelijker om overzicht te houden en sneller te betalen.

Met Payt kun je eenvoudig facturen verzenden via het Peppol-netwerk – een beveiligd Europees netwerk waarmee e-facturen direct worden afgeleverd in het boekhoudsysteem van je klant. Zo voorkom je fouten, versnel je de verwerking én voldoe je aan steeds meer (internationale) overheidsrichtlijnen.

Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk dat het mogelijk maakt om facturen elektronisch en veilig uit te wisselen tussen verschillende boekhoud- en facturatiesystemen. Payt ondersteunt dit volledig.

Wat heb je nodig?
Om Peppol-verzending via Payt te gebruiken:

• Moet je gebruikmaken van UBL-facturen (de standaard voor e-facturatie)
• Heb je een geldig KvK-nummer nodig in je administratiegegevens
• Volg je bij voorkeur het BIS V3-formaat (een veelgebruikte UBL-structuur)

Onze supportafdeling helpt je graag met de technische activatie.

Hoe stel je Peppol in?
Peppol activeren kan eenvoudig via onze servicedesk. Je kiest zelf of je dit standaard voor al je klanten wilt gebruiken, of alleen voor specifieke debiteuren.

Voor individuele klanten kun je dit per debiteur instellen, bijvoorbeeld op basis van hun KvK-, OIN- of btw-nummer.

Wat ziet je klant?
Zodra de factuur via Peppol is verzonden, wordt deze direct aangeboden in het boekhoudpakket van je klant. In de tijdlijn van de factuur zie je in Payt terug dat het via Peppol is verstuurd.

Peppol met Payt betekent: minder handmatig werk, snellere verwerking en een toekomstbestendige manier van factureren.

Let op: aan het gebruik van Peppol kunnen kosten verbonden zijn, afhankelijk van je overeenkomst met Payt.

Payt verstuurt namens jouw organisatie e-mails naar klanten over openstaande facturen. Deze e-mails zijn helder, professioneel en afgestemd op jouw voorkeuren.

Je bepaalt zelf of je klanten wilt aanspreken met ‘u/uw’ of met ‘je/jouw’. Dit stel je eenvoudig in via de taalinstellingen van je administratie.

De e-mails zijn opgemaakt in jouw huisstijl (inclusief logo indien gewenst) en bevatten duidelijke teksten. Deze zijn gebaseerd op jarenlange ervaring en gericht op het stimuleren van snelle en vriendelijke betaling.

Wil je de teksten aanpassen? Dat kan in overleg met onze servicedesk. Samen zorgen we ervoor dat de communicatie past bij jouw tone of voice én effectief blijft.

Met Payt weet je zeker dat je communicatie richting je klanten professioneel, duidelijk en zorgvuldig is geregeld.

In het factuurportaal van Payt (factuurinzien.nl) kunnen jouw debiteuren hun openstaande facturen bekijken en direct actie ondernemen. Zo maak je betalen makkelijker en houd je de communicatie laagdrempelig en professioneel.

Afhankelijk van de instellingen in jouw administratie kunnen klanten de volgende acties uitvoeren:

Standaard functionaliteiten

• De factuur als PDF bekijken
• Factuurdetails inzien
• Een bericht of vraag achterlaten via het portaal

Factuur betalen
Is je administratie gekoppeld aan een betaalprovider (zoals Mollie of Adyen)? Dan kunnen klanten direct online betalen via iDEAL of andere betaalmethodes. Zo verklein je de kans op betaaluitstel.

Betalingsregeling aanvragen of accepteren
Afhankelijk van de instellingen, kunnen debiteuren verschillende acties doen om in termijnen te betalen:

• Zelf een betalingsvoorstel maken
• Een vooraf ingestelde betalingsregeling kunnen accepteren

Dit bespaart jou tijd én biedt klanten flexibiliteit, zonder de regie kwijt te raken.

E-mailadres aanpassen
Klopt het e-mailadres van een klant niet meer? In Payt kun je instellen dat de klant dit zelf kan aanpassen in het portaal. Je ontvangt hiervan een melding in je dashboard, zodat je het kunt controleren en overnemen in je boekhouding.

Vanaf 1 oktober 2024 geldt er nieuwe wetgeving in Nederland om problematische schulden te voorkomen bij consumenten. Deze wet, de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI), stelt strengere regels aan incassokosten en de manier waarop bedrijven omgaan met betalingsachterstanden.

De wet is van toepassing op organisaties die:

• Factureren aan natuurlijke personen die in Nederland wonen (zoals consumenten of zzp’ers)
• Werken met doorlopende contracten (duurovereenkomsten), zoals bij huur, abonnementen of onderhoud

Wat doet Payt hiermee?
Payt ondersteunt je automatisch bij het naleven van deze wet. In de software stellen we je één duidelijke vraag: Factureer jij (deels) op basis van doorlopende overeenkomsten?
Op basis daarvan passen wij de berekening van incassokosten aan, zodat deze voldoen aan de nieuwe regels.

Bij kleine termijnbetalingen (onder de € 266,67) gelden bijvoorbeeld andere incassokosten, afhankelijk van het aantal niet betaalde termijnen binnen zes maanden. Payt houdt hier automatisch rekening mee zodra je aangeeft onder deze wet te vallen.

Waarom is dit belangrijk?
Als je onder deze wet valt en je handelt er niet naar, loop je het risico op het onterecht aanrekenen van incassokosten.

Met Payt ben je voorbereid op veranderende wet- en regelgeving, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf.

Naast facturen op rekening ondersteunt Payt ook automatische incasso. Daarmee automatiseer je niet alleen de facturatie, maar ook de betaling. Via een betaalopdracht die direct wordt uitgevoerd door je Payment Service Provider (PSP).

Wat houdt automatische incasso in?
Met automatische incasso geef je Payt de opdracht om namens jouw organisatie betaalverzoeken in te dienen bij je bank, via een gekoppelde PSP. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen een factuur automatisch mag worden geïncasseerd. Payt zorgt vervolgens voor de juiste timing en opvolging.

Hoe werkt dit in Payt?

• Je koppelt Payt aan een PSP zoals Mollie of Twikey (je hebt hier een eigen account voor nodig)
• Klanten kunnen hun machtiging afgeven via het factuurportaal (factuurinzien.nl)
• Payt verwerkt de incassopogingen automatisch en past de communicatie hierop aan
  Bijvoorbeeld: bij een stornering ontvangt je klant geen standaard herinnering, maar een aangepaste e-mail met uitleg over de mislukte incasso.

Waarom kiezen voor automatische incasso?

• Je facturen worden sneller betaald zonder extra handelingen van de klant
• Je vermindert het risico op vergeten of te late betalingen
• Je behoudt volledige controle over de communicatie en opvolging binnen Payt

Automatische incasso stel je altijd in overleg met een Payt-specialist in. Zo weet je zeker dat het aansluit op jouw proces én administratie.

Met de rapportages in Payt krijg je in één oogopslag inzicht in het betaalgedrag van je klanten én de prestaties van je debiteurenbeheer. Zo zie je niet alleen hoe snel je facturen worden betaald, maar ook waar vertraging ontstaat en waar ruimte is voor verbetering.

Wat kun je precies inzien?

• Openstaand saldo en omzet
  Bekijk per maand hoeveel facturen er nog openstaan én wat je omzet was.
• Betaalgedrag en DSO (Days Sales Outstanding)
  Ontdek hoeveel dagen klanten gemiddeld te laat betalen, gewogen naar factuurbedrag. De DSO-grafiek laat trends zien in betaalgedrag, zodat je tijdig kunt bijsturen.
• Facturen per stap in het traject
  Zie exact tot welke stap je facturen komen in het debiteurenproces. Dit geeft inzicht in waar de meeste betalingen plaatsvinden: na de eerste herinnering, of pas later.
• Kredietwaardigheidsinformatie
  Bekijk de kredietwaardigheid van je zakelijke klanten via een geïntegreerde koppeling met Creditsafe. Zo weet je vooraf met wie je zaken doet.

Je hoeft geen Excel-expert te zijn: alle inzichten zijn direct beschikbaar in duidelijke grafieken en overzichten.