Snellere betaling door studenten van Alfa-college via een betaallink in de facturen

Hij maakte de facturen op, printte ze uit, vouwde ze dubbel en stopte ze vervolgens netjes in een enveloppe: de meneer van het debiteurenbeheer van het Alfa College in Groningen had tot voor kort een bijzondere baan in de digitale wereld waar we in leven. Want hoe goed de man zijn werk ook deed; ruim 13.000 facturen handmatig verwerken is niet alleen behoorlijk inefficiënt, maar ook foutgevoelig en tijdrovend. Toen het Alfa-college in aanraking kwam met Payt, konden ze dan ook niet anders dan enthousiast zijn, vertelt Jeroen van der Ster, directeur Bedrijfsvoering van het Alfa-college.

Schakels uit het debiteurenproces

“Payt neemt de hele keten uit handen, van factuur tot aanmaning. Sinds we gebruikmaken van de software hebben we niet alleen een betrouwbaar en gestructureerd debiteurenproces, maar zijn er ook een aantal schakels uit het proces weggevallen.

Het ROC voor middelbaar beroepsonderwijs maakte namelijk nog altijd gebruik van een incassobureau. Dit bureau verzorgde de zogeheten WIK-brief (ook wel kosteloze aanmaning genoemd). Na het versturen van de WIK-brief, werd de zaak overgeheveld naar de deurwaarder.

“Die samenwerking hebben we, dankzij Payt, kunnen opzeggen. Dat heeft voor een behoorlijke kostenbesparing binnen de organisatie gezorgd”, legt Jeroen uit. “Het effect van Payt gaat dubbelop. Aan de ene kant besparen we tijd en geld op het proces en aan de andere kant zorgt Payt voor beter betaalgedrag van onze klanten.”

Beter betaalgedrag

Met name dat laatste is voor de directeur Bedrijfsvoering een verademing.

Onze studenten betaalden niet altijd even netjes en op tijd, maar dat hadden we grotendeels aan onszelf te danken. Als je mensen tijdig herinnert en ze proactief de mogelijkheid biedt om het openstaande bedrag in termijnen te betalen, dan heb je een heel groot gedeelte van het ‘probleem’ opgelost.
Bovendien durven we mensen nu beter op hun openstaande facturen te wijzen, doordat we zeker weten dat we zelf het juiste proces hebben doorlopen. Voorheen voelden we ons nog wel eens bezwaard. Dan bleek de betaaltermijn van een factuur bijvoorbeeld al zes maanden geleden verstreken te zijn en dan stuurden wij pas de eerste herinnering. Daar kregen we, geheel terecht, klachten over. Studenten hadden groot gelijk dat ze dit niet professioneel vonden.

Real time status én iDEAL betalingen

Hoe anders is dat nu, nu studenten online kunnen inloggen op het klantportaal van Payt en real time de status van hun facturen kunnen bekijken. “De kosten van schoolgeld zijn niet mals. Vrijwel altijd gaat het om bedragen hoger dan €1.000,-. Niet iedereen kan dat zomaar even betalen. Toch bleek de drempel om de telefoon te pakken en een betalingsregeling te treffen met onze collega’s van de financiële administratie, te hoog. Nu we zijn overgestapt naar Payt kunnen de studenten of hun ouders dit zelf regelen via het online portaal. Een ander belangrijk voordeel is dat studenten hun collegegeld nu gemakkelijk kunnen voldoen via iDEAL. Vroeger moesten ze dit handmatig overmaken of een acceptgiro invullen. Allemaal handelingen die van invloed waren op het al dan niet op tijd betalen van het collegegeld.”

Je leest; het Alfa-college zweert bij de oplossing die Payt ze biedt. En de meneer van het handmatig debiteurenbeheer? Die heeft een leuke functie gekregen op een andere afdeling van het Alfa-college.