Wat is een betalingsherinnering? Uitleg en voorbeelden

Een betalingsherinnering is een vriendelijk signaal richting je debiteur dat een openstaande factuur nog niet is voldaan. Voor jou als ondernemer is het een belangrijke stap in het debiteurenproces: je blijft professioneel én houdt controle over je cashflow.

Een betalingsherinnering verstuur je om de klant te herinneren aan een factuur die de betalingstermijn heeft overschreden. Het doel? Je klant stimuleren om alsnog te betalen zonder de relatie onder druk te zetten.

Inhoudsopgave:

1. Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?
2. Wat zijn de kosten van een betalingsherinnering?
3. Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning
4. Voorbeelden van een betalingsherinnering
5. Tips voor effectieve betalingsherinnering
6. Efficiënt debiteurenbeheer met Payt
7. Veelgestelde vragen over een betalingsherinnering

Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?

Het is gebruikelijk om een betalingsherinnering te versturen 3 tot 5 werkdagen nadat de betalingstermijn van een factuur is verlopen. Het gaat hierbij om een eerste, vriendelijke herinnering. Als betaling daarna nog steeds uitblijft, volg je op met een tweede betalingsherinnering. Elke stap kent zijn eigen toon en timing.

Eerste betalingsherinnering

Een 1e betalingsherinnering bevat de volgende elementen:

• Factuurnummer en factuurdatum
• Vervaldatum van de betaling
• Openstaand bedrag
• Betaalgegevens

Tijdstip versturen: meestal 3 tot 5 dagen na het verstrijken van de vervaldatum.

Voorbeeldtekst:
“Beste [naam], volgens onze administratie is factuur [factuurnummer] van [datum] nog niet voldaan. Wil je dit alsnog binnen 7 dagen in orde maken? Dank je wel!”

Tweede betalingsherinnering

Een tweede betalingsherinnering verstuur je als je na de eerste betalingsherinnering geen betaling hebt ontvangen, meestal 5 tot 7 dagen later. Hierbij is de tone of voice formeler met een duidelijke oproep tot actie.

Voorbeeldtekst:
“Geachte [naam], ondanks onze eerdere herinnering hebben wij nog geen betaling ontvangen voor factuur [factuurnummer]. Wij verzoeken je dringend het openstaande bedrag binnen 5 werkdagen te voldoen. Bij uitblijven van betaling kunnen verdere stappen volgen.”

Wat zijn de kosten van een betalingsherinnering?

In principe is een betalingsherinnering kosteloos, vooral bij consumenten. Voor zakelijke klanten mag je soms administratiekosten rekenen, maar dit moet dan duidelijk in je algemene voorwaarden staan. Wettelijk gezien geldt:

• Voor consumenten mag je géén kosten rekenen voor de eerste herinnering (de zogenaamde 14-dagenbrief volgens de WIK).
• Voor zakelijke klanten kun je administratiekosten in rekening brengen, mits vooraf overeengekomen.

Let op: je mag nooit zomaar incassokosten rekenen. Daarvoor is eerst een correcte aanmaning nodig.

Verschil tussen betalingsherinnering en aanmaning

Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, zit er een belangrijk verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning. Een betalingsherinnering is bedoeld als een eerste, vriendelijke herinnering dat een factuur nog openstaat. Een aanmaning is formeler van toon, volgt meestal na één of meerdere herinneringen, en kondigt vaak ook mogelijke vervolgstappen aan – zoals incassokosten of juridische stappen.

Een goed debiteurenproces maakt duidelijk onderscheid tussen deze fases. Zo weet je klant waar hij aan toe is, en houd jij controle over je cashflow.

Hieronder zie je in één oogopslag de verschillen:

Door dit onderscheid goed te maken in je communicatie, blijft de relatie met je klant professioneel én zorg je voor een duidelijk betalingsproces.

Voorbeelden van een betalingsherinnering

Hieronder staat een voorbeeld van eerste eerste betalingsherinnering en een tweede betalingsherinnering. Je hebt ook de mogelijkheid om onze templates te downloaden.

Voorbeeld eerste betalingsherinnering

Beste heer/mevrouw,

Uit onze administratie is gebleken dat onderstaande factuur nog niet (volledig) is voldaan.

[Factuur]

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van €.. over te maken naar [bankrekeningnummer]. Of via de iDEAL knop in deze factuur te betalen.

Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,
[Bedrijf]

Voorbeeld tweede betalingsherinnering

Geachte heer/mevrouw,

Tot onze spijt heeft u, ondanks eerdere verzoeken, het openstaande factuurbedrag nog niet voldaan. Hiervoor heeft u inmiddels ruimschoots de tijd gehad. U bent op dit moment met betaling in verzuim.

[Factuur]
Wij stellen u nog 14 dagen in de gelegenheid om het verschuldigde bedrag van €… over te maken naar [bankrekeningnummer] of direct met de iDEAL knop in deze factuur te betalen.

Mochten wij de betaling niet binnen de gestelde termijn ontvangen, dan maken wij aanspraak op vergoeding van kosten. Naast bovenstaande hoofdsom bent u dan incassokosten en indien van toepassing de wettelijke of contractuele rentevergoeding verschuldigd.

De incassokosten zullen €… bedragen. Indien de betaling niet binnen de eerder genoemde 14 dagen ontvangen is, zal de factuur als incasso behandeld worden en zullen wij deze uit handen geven. De termijn van 14 dagen vangt aan de dag na bezorging van deze laatste herinnering.

Wij hopen echter dat u voor een tijdige betaling zorgt en dat hiermee de incassomaatregelen achterwege kunnen blijven.

Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,
[Bedrijf]

Tips voor een effectieve betalingsherinnering

Een goede betalingsherinnering vergroot niet alleen de kans op een snelle betaling, maar helpt ook om de relatie met je klant goed te houden. Met deze praktische tips ben je verzekerd van een professionele en resultaatgerichte aanpak:

• Houd de toon professioneel en vriendelijk: Voorkom een dwingende toon. Toon begrip voor een eventuele vertraging, maar wees helder over het openstaande bedrag en de gewenste betalingstermijn.
• Wees concreet en duidelijk: Noem het exacte openstaande bedrag, de factuurdatum, de vervaldatum en geef duidelijke instructies voor de betaling. Hiermee voorkom je verwarring.
• Maak je bericht persoonlijk: Gebruik de naam van de klant en verwijs waar mogelijk naar de geleverde dienst of eerdere communicatie. Dat laat zien dat je aandacht hebt voor de relatie.
• Voeg een duidelijke oproep tot actie toe: Bijvoorbeeld: “Wij verzoeken je vriendelijk om het bedrag binnen 7 dagen over te maken naar [rekeningnummer].” Zo weet de klant precies wat er verwacht wordt.
• Gebruik een herkenbare onderwerpregel bij e-mail: Een onderwerp als “Herinnering: factuur [factuurnummer] nog niet betaald” valt op en maakt de inhoud direct duidelijk.
• Maak betalen eenvoudig: Voeg een klikbare betaallink of QR-code toe, zodat de klant eenvoudig via mobiel of desktop kan betalen. Hoe makkelijker je het maakt, hoe sneller je betaald wordt.
• Volg persoonlijk op: Blijft een reactie uit? Bel dan na 3 tot 5 werkdagen even na. Een kort en vriendelijk telefoontje kan het verschil maken.
• Werk met vaste verzendmomenten: Plan je herinneringen op vaste dagen in. Dat zorgt voor structuur in je proces én voor voorspelbaarheid richting je klant.

Door deze tips toe te passen, komt je herinnering professioneel en betrokken over – precies zoals Payt het aanpakt. Wil je hier zelf geen omkijken naar hebben? Payt voert deze stappen volledig geautomatiseerd uit, inclusief persoonlijke berichten en slimme opvolging. Zo krijg je sneller betaald en houd je tijd over voor je bedrijf.

Efficiënt debiteurenbeheer met Payt

Met Payt hoef je niet meer handmatig je herinneringen op te stellen of op te volgen. Onze software automatiseert het volledige proces van facturatie, herinneringen en aanmaningen. Zo krijg je sneller betaald, zonder dat je daar extra tijd aan kwijt bent. Door duidelijke communicatie en slimme workflows behoud jij controle én tevreden klanten.

Wil je meer weten? Download nu onze brochure en bekijk wat wij voor jou kunnen betekenen:

Veelgestelde vragen over een betalingsherinnering