Een aanmaning is een officiële herinnering aan een schuldenaar om een openstaande schuld te betalen. Het wordt vaak door een bedrijf of incassobureau verstuurd en kan juridische stappen aankondigen als de betaling niet binnen een bepaalde termijn wordt voldaan.
In dit artikel lees je wanneer je het best een aanmaning kunt sturen en waar je tegenover de debiteur rekening mee houdt.
Wat is een aanmaning?
Heb je klanten die een openstaande factuur niet op tijd hebben betaald, dan is het verstandig een betalingsherinnering te sturen. In deze herinnering breng je de klant op de hoogte van de facturatie die nog voldaan moet worden en het termijn waarbinnen je het bedrag wilt ontvangen.
Helaas komt het voor dat de debiteur om welke reden dan ook de rekening na de herinnering nog niet betaalt. De reden kan van serieuze aard zijn, daarom raden we aan om duidelijk met je debiteur te communiceren. In vergelijking met een betalingsherinnering is een aanmaning formeler en urgenter. Wil je aanmaningen sturen zonder verdere communicatie, dan kan dit hard aankomen bij de debiteur. Ondanks dat je recht hebt op betaling, doe je er verstandig aan helder te communiceren om misverstanden te voorkomen. Net als de diensten die je op professionele wijze levert, besteed je aan het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen voldoende aandacht, zodat het correct gebeurt.
Wanneer verstuur ik een aanmaning?
Voordat je een aanmaning met eventuele incassokosten verstuurt, heb je al een betalingsherinnering verzonden. In de betalingsherinnering heb je het betalingstermijn vermeld waarbinnen je de betaling wilt ontvangen. Wordt hier geen gehoor aan gegeven, dan kun je ervoor kiezen een aanmaning te sturen. Belangrijk in het proces is dat er een goede balans is tussen enerzijds ruimte geven aan debiteuren om te betalen en anderzijds overgaan op andere maatregelen wanneer niet betaald wordt.
Procedure voor het sturen van een aanmaning
1. Eerste betalingsherinnering
Heb je een eerste betalingsherinnering verzonden, maar op de vervaldatum van het betalingstermijn nog niets ontvangen? Het is een vervelende situatie wanneer je niet betaald wordt én er niet gereageerd wordt op je verzoek. In dat geval adviseren we je om na 7 tot 14 dagen een aanmaning te sturen. Waar je in de betalingsherinnering de debiteur vriendelijk verzocht tot actie over te gaan, kun je het verzoek in deze fase steviger en duidelijker communiceren.
2. Eventueel een korte, tweede herinnering
Afhankelijk van je bedrijf en hoe je met laatbetalers om wilt gaan, bepaal je of en hoeveel herinneringen je verstuurt na het verzenden van de aanmaning. Een korte e-mail, WhatsApp-bericht of sms zou voldoende moeten zijn. Het is vooral raadzaam om hier consistent in te zijn en duidelijk te blijven communiceren met de debiteur.
3. Laatste aanmaning versturen
Overweeg je een incassotraject te starten, doe dit dan niet voordat je een laatste aanmaning verstuurt met daarin een waarschuwing over het incassotraject. Bij particulieren ben je hiertoe verplicht. Om er zeker van te zijn dat deze echt ontvangen is, adviseren wij je om de laatste herinnering per post en per e-mail te versturen. Aangetekend is niet nodig.
In de laatste aanmaning dien je exact te vermelden waar de herinnering over gaat en wat de hoogte van incassokosten (Wet Incasso Kosten (WIK) zullen zijn. De debiteur moet na ontvangst van de laatste aanmaning nog 14 dagen de tijd krijgen om te betalen zonder dat incassokosten worden gerekend.
4. Minnelijk incassotraject in eigen hand
Zie je na de laatste aanmaning nog steeds niet het gewenste resultaat, dan kun je een minnelijk incassotraject starten. Dit traject kun je in eigen beheer houden, waardoor je meer inzicht hebt in acties van debiteuren en in openstaande bedragen.
Aanmaningen sturen met hulp van Payt
Betalingsherinneringen en aanmaningen sturen, dat zijn zaken die je begrijpelijk wilt voorkomen. Het is niet alleen vervelend, het kost onnodig veel tijd en energie. Om je hierin te helpen, wijzen we je graag op onze software waarmee facturen automatisch worden opgevolgd. Zonder dat je er iets voor hoeft te doen, doorloopt de software het proces van cash allocation en het verzenden van betalingsherinneringen. Ben je benieuwd hoe het werkt? Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag de gratis demo aan.
